KI-Transparenzhinweise
Version 2.0 | Stand: 31. August 2026
Diese Hinweise erläutern, an welchen Stellen Ponora künstliche Intelligenz einsetzt, wie KI-generierte Ergebnisse einzuordnen sind und welche Grenzen bei ihrer Nutzung bestehen. Sie ergänzen die AGB und die Datenschutzerklärung.
1. Zweck und Geltungsbereich
Diese KI-Transparenzhinweise gelten für die KI-gestützten Funktionen der Ponora-Produkte und -Dienste, insbesondere für die automatische Transkription, Zusammenfassungen, Titelvorschläge, die Hervorhebung wesentlicher Inhalte, Mindmaps, Aufgabenextraktion, Schlagwörter, KI-Vorschläge, aufnahmeübergreifende Kontextnotizen sowie die Übersetzung von Notizen und Transkripten.
Soweit einzelne Funktionen in einem konkreten Tarif, auf einem Gerät oder in einer bestimmten Anwendung nicht angeboten werden, begründen diese Hinweise keinen Anspruch auf deren Bereitstellung.
2. Welche Funktionen KI verwenden
Ponora verwendet automatisierte Verfahren insbesondere, um gesprochene Sprache in Text umzuwandeln, Inhalte von Aufnahmen zusammenzufassen, wichtige Inhalte hervorzuheben, Titel, Mindmaps, Aufgaben und Schlagwörter zu erzeugen und Inhalte zu übersetzen.
Für die Spracherkennung wird ausschließlich Microsoft Azure Speech in der Region Germany West Central (Deutschland) eingesetzt; Anfragen, die einen anderen Anbieter benennen, werden serverseitig abgelehnt. Für KI-gestützte Zusammenfassungen, weitere Textauswertungen und Übersetzungen werden Anthropic Claude und Google Gemini über Google Vertex AI in der Region europe-west1 (Europäische Union) eingesetzt.
Die jeweils eingesetzten technischen Dienstleister können sich ändern, sofern die Funktionalität, die vertraglichen Rechte der Nutzer und die anwendbaren Datenschutzanforderungen gewahrt bleiben. Wesentliche datenschutzrelevante Änderungen werden in der Datenschutzerklärung beziehungsweise der Liste der eingesetzten Dienstleister aktualisiert.
3. Kennzeichnung KI-generierter Inhalte
KI-generierte und wesentlich KI-bearbeitete Inhalte werden in der Ponora-Benutzeroberfläche als automatisch erzeugt gekennzeichnet. Dieselbe Kennzeichnung wird in Exportdateien (PDF, DOCX, TXT, Markdown), in öffentlich freigegebenen Inhalten und in Schnittstellenantworten mitgeführt.
Ponora unterscheidet zwischen Originalaufnahme, automatisch erzeugtem Transkript und KI-generierter Zusammenfassung, Übersetzung oder Hervorhebung. Diese Unterscheidung wird auch in Exporten und Freigaben kenntlich gemacht.
4. Grenzen und mögliche Fehler
KI- und Spracherkennungssysteme können Fehler machen. Die Qualität kann insbesondere durch Sprache, Dialekt, Aussprache, Hintergrundgeräusche, Mikrofonqualität, mehrere gleichzeitig sprechende Personen, Fachbegriffe oder unvollständigen Kontext beeinflusst werden.
Transkripte, Zusammenfassungen und hervorgehobene Inhalte können daher unvollständig, missverständlich oder sachlich falsch sein. Auch wichtige Aussagen können ausgelassen oder falsch gewichtet werden.
Ponora übernimmt keine Gewähr dafür, dass KI-generierte Ergebnisse vollständig, fehlerfrei oder für einen bestimmten individuellen Zweck geeignet sind. Gesetzliche Gewährleistungs- und Verbraucherrechte bleiben unberührt.
5. Menschliche Prüfung und verantwortliche Nutzung
Nutzer sollten KI-generierte Ergebnisse vor einer wichtigen Weiterverwendung anhand der Originalaufnahme oder anderer verlässlicher Quellen prüfen.
Besondere Sorgfalt ist erforderlich, wenn Inhalte für rechtliche, medizinische, steuerliche, finanzielle, arbeitsrechtliche, Bildungs- oder sonstige folgenreiche Entscheidungen verwendet werden.
KI-Ausgaben von Ponora stellen keine Rechts-, Medizin-, Steuer-, Finanz- oder sonstige professionelle Beratung dar und sollen eine qualifizierte fachliche Prüfung nicht ersetzen.
6. Keine automatisierten Entscheidungen mit erheblicher Wirkung
Ponora nutzt die beschriebenen Standardfunktionen nicht dazu, ausschließlich automatisierte Entscheidungen zu treffen, die gegenüber Nutzern rechtliche Wirkung entfalten oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.
Sollte Ponora künftig eine Funktion mit einer solchen Wirkung einführen, wird vor der Einführung geprüft, welche zusätzlichen gesetzlichen Anforderungen, Informationen und Schutzmaßnahmen gelten.
7. Umgang mit Audio- und Textdaten
Neue Aufnahmen werden nach dem derzeitigen Produktkonzept zunächst lokal gespeichert. Eine Übermittlung an Cloud- oder KI-Dienste erfolgt, wenn der Nutzer eine entsprechende Funktion wie Transkription oder Zusammenfassung aktiv auslöst oder eine dafür vorgesehene Synchronisierung aktiviert.
Bei langen Aufnahmen können zur abschnittsübergreifenden Sprecherzuordnung zusätzlich kurze Sprachproben aus der eigenen Aufnahme zusammengesetzt und erneut an den Spracherkennungsdienst übermittelt werden. Die dabei erzeugten temporären Audiodateien werden unmittelbar nach Abschluss oder Fehlschlag gelöscht; die Zuordnungsergebnisse werden als Metadaten zur Aufnahme gespeichert.
Für die Verarbeitung gelten die Angaben in der jeweils aktuellen Datenschutzerklärung. Dort werden insbesondere Datenkategorien, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger, Verarbeitungsregionen und Speicher- beziehungsweise Löschregeln beschrieben.
8. Kein allgemeines Training mit Nutzerinhalten
Ponora verwendet Audioaufnahmen, Transkripte und daraus erzeugte KI-Ergebnisse nicht zum Training allgemein verfügbarer oder anbieterübergreifender KI-Modelle. Ponora exportiert keine Nutzerinhalte zu Trainings-, Datensatz- oder Rückmeldezwecken; es besteht keine freiwillige Opt-in-Funktion für ein Trainings- oder Verbesserungsprogramm. Ob und in welchem Umfang eingesetzte Anbieter Inhalte für eigene Zwecke oder für Missbrauchskontrollen verarbeiten dürfen, richtet sich nach den mit ihnen geschlossenen Verträgen und der jeweiligen Kontokonfiguration.
Diese Aussage beschreibt den aktuellen Produktzustand. Sollte künftig ein gesondertes freiwilliges Trainings- oder Verbesserungsprogramm eingeführt werden, würde dieses vor einer Aktivierung transparent beschrieben und - soweit rechtlich erforderlich - nur nach einer gesonderten wirksamen Einwilligung genutzt.
9. Rechtmäßigkeit von Aufnahmen
Die Verwendung von KI ändert nichts an den gesetzlichen Anforderungen für das Erstellen, Hochladen oder Teilen einer Aufnahme. Nutzer müssen insbesondere sicherstellen, dass eine Aufnahme rechtmäßig erfolgt und erforderliche Informationen oder Einwilligungen gegenüber aufgenommenen Personen erteilt beziehungsweise eingeholt werden.
In Deutschland kann die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes insbesondere nach § 201 StGB strafbar sein.
10. Datenschutzrechte
Betroffene Personen können ihre Datenschutzrechte nach Maßgabe der DSGVO ausüben. Weitere Informationen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf erteilter Einwilligungen enthält die Datenschutzerklärung.
Datenschutzbezogene Anfragen können an Ponora International GmbH gerichtet werden: support@ponora.ai.
11. Änderungen dieser Hinweise
Ponora kann diese KI-Transparenzhinweise anpassen, wenn sich Funktionen, technische Verfahren, eingesetzte Modelle oder rechtliche Anforderungen ändern. Wesentliche Änderungen werden in geeigneter Weise bekannt gemacht.
Diese Hinweise begründen keine von den AGB abweichenden Leistungspflichten. Im Fall von Widersprüchen gehen zwingende gesetzliche Vorschriften sowie die jeweils anwendbaren Vertragsbedingungen vor.
12. Anbieter
Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Deutschland
E-Mail: support@ponora.ai
Geschäftsführerin: Fuying Zhang
Amtsgericht Neuss, HRB 25047
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