PONORA
Hinweise zur rechtmäßigen Audioaufnahme
Informationen für Nutzer von Ponora-Aufnahmegeräten und -Diensten
Wichtiger Hinweis Tonaufnahmen können Rechte anderer Personen berühren. Prüfen Sie vor jeder Aufnahme, ob die Aufnahme nach dem am Aufnahmeort geltenden Recht zulässig ist und ob eine Einwilligung oder sonstige Rechtsgrundlage erforderlich ist. Ponora erteilt keine individuelle Rechtsberatung. |
Stand: 31. August 2026
Ponora International GmbH · Hammfelddamm 4 A · 41460 Neuss · Deutschland
Diese Hinweise sollen Nutzer dabei unterstützen, Audioaufnahmen mit Ponora verantwortungsvoll und rechtmäßig zu erstellen, zu verarbeiten, zu teilen und zu löschen. Sie ergänzen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Datenschutzerklärung von Ponora.
Welche Regeln gelten, hängt insbesondere vom Land, vom Aufnahmeort, vom Verhältnis der Beteiligten, vom Gesprächskontext und vom späteren Verwendungszweck ab.
In Deutschland schützt § 201 StGB die Vertraulichkeit des nichtöffentlich gesprochenen Wortes. Unbefugtes Aufnehmen eines nichtöffentlich gesprochenen Wortes kann strafbar sein. Das Gesetz erfasst außerdem insbesondere die unbefugte Nutzung oder Weitergabe einer auf diese Weise hergestellten Aufnahme.
Praktische Folge Bei nichtöffentlichen Gesprächen sollten Sie grundsätzlich vor Beginn der Aufnahme transparent informieren und – soweit erforderlich – die Zustimmung aller betroffenen Gesprächsteilnehmer einholen. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihre eigene Teilnahme am Gespräch automatisch zur Aufnahme berechtigt. |
Vor Beginn einer Aufnahme sollten Sie insbesondere prüfen:
- Sind alle Personen darüber informiert, dass eine Audioaufnahme erstellt wird?
- Ist die Aufnahme nach dem anwendbaren Recht zulässig und liegt – soweit erforderlich – eine wirksame Einwilligung vor?
- Wurde der Zweck der Aufnahme klar erklärt, zum Beispiel Protokollierung, Transkription oder Zusammenfassung?
- Wissen die Beteiligten, ob die Aufnahme in die Ponora-Cloud hochgeladen und mit Transkriptions- oder KI-Funktionen verarbeitet wird?
- Enthält das Gespräch voraussichtlich besonders sensible Informationen, etwa Gesundheitsdaten, politische Ansichten, religiöse Überzeugungen oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten?
- Ist eine Aufzeichnung wirklich erforderlich oder reicht eine weniger eingriffsintensive Alternative, etwa eine schriftliche Notiz?
Während der Aufnahme sollten Sie darauf achten, dass die Beteiligten jederzeit erkennen können, dass aufgezeichnet wird. Wenn eine Person ihre Zustimmung widerruft oder die Aufnahme nicht fortsetzen möchte, sollte die Aufnahme – soweit rechtlich geboten – beendet oder pausiert werden.
Nutzen Sie Aufnahmen nicht heimlich in Situationen, in denen die Beteiligten vernünftigerweise von Vertraulichkeit ausgehen dürfen, insbesondere bei vertraulichen Besprechungen, Beratungsgesprächen, Personalgesprächen oder privaten Unterhaltungen.
Die Zulässigkeit der Aufnahme bedeutet nicht automatisch, dass jede spätere Nutzung zulässig ist. Prüfen Sie vor dem Teilen, Exportieren, Veröffentlichen oder anderweitigen Zugänglichmachen erneut, ob dafür eine ausreichende Rechtsgrundlage besteht.
- Teilen Sie Aufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen nur mit Personen, die sie für den vorgesehenen Zweck benötigen.
- Prüfen Sie, ob in Transkripten oder AI-Zusammenfassungen vertrauliche oder personenbezogene Informationen enthalten sind.
- Veröffentlichen Sie Gesprächsinhalte nicht ohne Prüfung möglicher Persönlichkeits-, Datenschutz-, Geheimhaltungs- oder Urheberrechte.
- Löschen Sie Aufnahmen und abgeleitete Inhalte, wenn sie für den vorgesehenen Zweck nicht mehr erforderlich sind oder eine Löschung aus anderen Gründen geboten ist.
- Beachten Sie, dass die Bestätigung des Aufnahmehinweises in der App nur Aufnahmen abdeckt, die über Telefon oder App gestartet werden. Aufnahmen, die unmittelbar über die Gerätetaste offline gestartet werden, sind davon nicht erfasst; die Information der Beteiligten liegt hier vollständig bei Ihnen.
Audioaufnahmen und daraus erzeugte Transkripte, Zusammenfassungen oder Notizen können personenbezogene Daten enthalten. Je nach Inhalt können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sein.
Wer Ponora für eigene geschäftliche oder berufliche Zwecke einsetzt, muss insbesondere prüfen, welche datenschutzrechtliche Rolle er einnimmt, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt, welche Informationspflichten bestehen und wie Betroffenenrechte erfüllt werden.
Weitere Informationen zur Verarbeitung durch Ponora finden Sie in der Ponora-Datenschutzerklärung. Diese Hinweise ersetzen weder eine eigene Datenschutzprüfung des Nutzers noch eine gegebenenfalls erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
Situation | Was Sie beachten sollten |
Meetings / Videokonferenzen | Teilnehmer vor Beginn informieren; bei internationalen Meetings zusätzlich das Recht am Aufenthaltsort der Beteiligten berücksichtigen. |
Arbeitsplatz / Personalgespräche | Besondere Vorsicht wegen Abhängigkeitsverhältnissen, Beschäftigtendatenschutz und Vertraulichkeit. Eine bloß formale Zustimmung kann unzureichend sein. |
Medizin / Gesundheit | Aufnahmen können besonders sensible Gesundheitsdaten enthalten. Prüfen Sie zusätzliche Geheimhaltungs- und Datenschutzpflichten. |
Rechts- und Steuerberatung | Vertraulichkeits- und Berufsgeheimnispflichten können über die allgemeinen Datenschutzregeln hinausgehen. |
Schule / Minderjährige | Zusätzliche Schutzanforderungen sowie die Rolle von Eltern oder Sorgeberechtigten können relevant sein. |
Öffentliche Veranstaltungen | Auch wenn eine Situation öffentlich ist, können Datenschutz-, Persönlichkeits- und Nutzungsrechte bestehen; eine Tonaufnahme ist nicht automatisch frei verwendbar. |
Für viele Alltagssituationen kann eine kurze, klare Information vor Aufnahmebeginn sinnvoll sein. Ob zusätzlich eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist, hängt vom anwendbaren Recht und vom konkreten Kontext ab.
Beispiel – kurze mündliche Information „Ich würde dieses Gespräch gern mit Ponora aufzeichnen, damit ich anschließend ein Transkript und eine Zusammenfassung erstellen kann. Die Aufnahme kann dafür an Ponora-Dienste zur Verarbeitung übertragen werden. Ist das für Sie in Ordnung?“ |
Beispiel – schriftliche Nachricht vor einem Meeting „Hinweis: Dieses Gespräch soll mit Ponora aufgezeichnet und anschließend automatisch transkribiert und zusammengefasst werden. Bitte nehmen Sie nur teil, wenn Sie mit der Aufnahme und der beschriebenen Verarbeitung einverstanden sind bzw. die hierfür erforderliche Rechtsgrundlage vorliegt. Bei Fragen zur Datenverarbeitung finden Sie weitere Informationen in der Ponora-Datenschutzerklärung.“ |
Wenn eine Person der Aufnahme widerspricht oder eine erforderliche Einwilligung nicht erteilt, sollten Sie die Aufnahme nicht beginnen oder sie beenden. Prüfen Sie stattdessen, ob eine alternative Dokumentationsform möglich ist, etwa manuelle Notizen oder ein nachträglich abgestimmtes Protokoll.
Ponora stellt technische Werkzeuge für Aufnahme, Transkription, Zusammenfassung, Übersetzung, Export und Freigabe bereit. Ponora kann nicht beurteilen, ob eine konkrete Aufnahme in Ihrer individuellen Situation zulässig ist. Nutzer bleiben daher dafür verantwortlich, die für ihre Nutzung geltenden gesetzlichen, vertraglichen und berufsrechtlichen Anforderungen zu prüfen und einzuhalten. Bitte beachten Sie zusätzlich: Ein über einen Freigabelink geteilter Inhalt ist ohne Ponora-Konto abrufbar und läuft nur ab, wenn Sie eine Ablauffrist oder eine Zugriffsobergrenze setzen; Ponora empfiehlt, Freigaben zusätzlich mit einem Passwort zu versehen.
Unabhängig davon erfüllt Ponora seine eigenen datenschutzrechtlichen Pflichten nach Maßgabe der jeweils anwendbaren Gesetze und der Ponora-Datenschutzerklärung.
Fragen zu Ponora oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie richten an:
Ponora International GmbH · Hammfelddamm 4 A · 41460 Neuss · Deutschland
E-Mail: support@ponora.ai
Stand: 31. August 2026