Datenschutzhinweis für aufgenommene Personen

Ponora International GmbH

Informationen nach Art. 14 DSGVO für Personen, deren Stimme, Gesprächsinhalte oder sonstige personenbezogene Daten durch Nutzer von Ponora aufgezeichnet oder verarbeitet werden.

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Deutschland
E-Mail: support@ponora.ai
Website: https://ponora.ai

Derzeit ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt. Datenschutzanfragen können an support@ponora.ai gerichtet werden.

2. Warum erhalten Sie diese Information?

Diese Information richtet sich an Personen, die nicht selbst Nutzer von Ponora sein müssen, deren Stimme oder Gesprächsinhalte aber in einer Aufnahme enthalten sind, die von einem Ponora-Nutzer erstellt, hochgeladen, transkribiert, zusammengefasst, geteilt oder anderweitig verarbeitet wird.

Die personenbezogenen Daten stammen in diesem Fall in der Regel nicht unmittelbar von Ihnen, sondern von der Person oder Organisation, die die Aufnahme erstellt oder an Ponora übermittelt hat.

3. Welche Daten können betroffen sein?

• Stimme und gesprochene Inhalte in Audioaufnahmen;
• Transkripte und daraus abgeleitete Textinhalte;
• technische Sprecherkennzeichnungen zur Trennung verschiedener Sprecher;
• Zusammenfassungen, Notizen, markierte Kernaussagen oder Aufgaben, soweit sie sich auf Sie beziehen;
• Metadaten, die mit der Aufnahme oder Verarbeitung verbunden sind, zum Beispiel Zeitpunkt, Dateibezeichnung oder technische Verarbeitungsinformationen;
• besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, sofern solche Informationen im Gespräch genannt oder daraus erkennbar werden.

Ponora erstellt und nutzt keine Datenbank mit Stimmprofilen zur Identifizierung von Personen; eine Identifizierung anhand biometrischer Stimmmerkmale findet nicht statt. Kurzzeitig verwendete Sprachproben für die technische Sprecherzuordnung werden nach Abschluss oder Fehlschlag des Verarbeitungsvorgangs unmittelbar gelöscht; die Ergebnisse der Zuordnung (Abschnittskennungen, technische Sprecherkennzeichnungen, Zeitfenster, Konfidenzwerte) werden als Metadaten zur Aufnahme gespeichert und mit dieser gelöscht.

4. Zu welchen Zwecken können die Daten verarbeitet werden?

• Bereitstellung der vom Ponora-Nutzer angeforderten Aufnahme-, Upload-, Transkriptions- und Zusammenfassungsfunktionen;
• technische Sprechertrennung und Zuordnung von Gesprächsbeiträgen;
• Bereitstellung von Such-, Export-, Freigabe- oder vergleichbaren Funktionen, soweit der Nutzer sie aktiviert;
• Transkripte und Notizen sowie andere vom Nutzer ausgelöste KI-Analysen (Titelvorschläge, Mindmaps, Aufgaben, Schlagwörter, aufnahmeübergreifende Kontextnotizen);
• Bereitstellung freigegebener Inhalte über einen Freigabelink; hierbei können Transkriptabschnitte, Zusammenfassungen, Aufgaben und Teilnehmerangaben für Empfänger ohne Ponora-Konto abrufbar sein, und Zugriffe werden mit IP-Adresse und User-Agent protokolliert.
• Sicherheit, Fehlerdiagnose und Missbrauchsverhinderung, soweit dies erforderlich und rechtlich zulässig ist;
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen und Bearbeitung von Betroffenenanfragen.

Ponora verwendet Audioaufnahmen und Transkripte derzeit nicht zum Training allgemein verfügbarer KI-Modelle.

5. Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung?

Die konkrete Rechtsgrundlage hängt davon ab, in welchem Zusammenhang die Aufnahme erstellt wurde und welche Rolle Ponora bei der jeweiligen Verarbeitung einnimmt. Bei Unternehmenskunden kann der Kunde für die Inhalte und Zwecke der Aufnahme verantwortlich sein und Ponora die Daten im Auftrag verarbeiten. Bei privaten Nutzern kann die rechtliche Einordnung je nach Nutzungssituation abweichen.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, muss zusätzlich eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegen. Die rechtliche Verantwortung für die Aufnahme selbst und für erforderliche Einwilligungen oder sonstige Rechtsgrundlagen liegt nicht allein bei Ponora; auch die aufzeichnende Person bzw. Organisation muss die anwendbaren gesetzlichen Vorgaben einhalten.

6. Welche Dienstleister können beteiligt sein?

Je nach aktivierter Funktion können insbesondere folgende Dienstleister an der Verarbeitung beteiligt sein:

• Google Cloud Platform für die primäre Cloud-Infrastruktur;
• Microsoft Azure Speech für Spracherkennung und Sprechertrennung;
• Anthropic Claude und Google Gemini über Google Vertex AI (Region europe-west1, Europäische Union) für KI-gestützte Zusammenfassungen und weitere Textauswertungen;
• Mailgun (EU-Endpunkt) für transaktionale E-Mails und Supportkommunikation; Google Firebase Cloud Messaging für Push-Benachrichtigungen (Übermittlung an Google LLC, USA, auf Grundlage der Standarddatenschutzklauseln (EU) 2021/914); IONOS (Frankfurt am Main) für Objektspeicher und Sicherungen.

Die primäre Google-Cloud-Infrastruktur von Ponora befindet sich in der Region europe-west3 (Frankfurt am Main). Azure Speech wird in der Region Germany West Central (Deutschland) eingesetzt. Claude und Gemini werden über Vertex AI in der Region europe-west1 (Europäische Union) aufgerufen. Für die Nachrichtenverarbeitung (Google Cloud Pub/Sub) kann eine Speicherung außerhalb der Europäischen Union derzeit nicht ausgeschlossen werden; für diesen Fall stützt sich die Übermittlung auf die Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914).

Weitere Informationen zu Empfängern, Auftragsverarbeitern und etwaigen internationalen Datenübermittlungen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Ponora.

7. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die Speicherdauer hängt von der jeweiligen Funktion, den Einstellungen des Ponora-Nutzers und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ab. Dauerhaft gespeicherte Nutzerinhalte werden grundsätzlich so lange vorgehalten, bis der Nutzer sie löscht, sein Konto oder Vertrag endet oder die Speicherung für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich ist, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

Temporäre Audiodateien für die technische Sprecherzuordnung werden nach Abschluss oder Fehlschlag der Verarbeitung unmittelbar gelöscht. Protokolle über die Nutzung von KI-Funktionen sowie System- und Sicherheitsprotokolle werden aufbewahrt und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

Einzelheiten zu Speicher- und Löschfristen sowie zu Backups und Protokolldaten ergeben sich aus der jeweils aktuellen Datenschutzerklärung von Ponora.

8. Welche Rechte haben Sie?

Wenn personenbezogene Daten von Ihnen durch Ponora verarbeitet werden, können Ihnen nach den gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte zustehen:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten;
• Berichtigung unrichtiger Daten;
• Löschung, soweit keine gesetzlichen Gründe entgegenstehen;
• Einschränkung der Verarbeitung;
• Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen;
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft;
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

9. Wie können Sie Ihre Rechte ausüben, wenn Sie kein Ponora-Konto haben?

Sie benötigen kein Ponora-Konto, um eine Datenschutzanfrage zu stellen. Schreiben Sie an support@ponora.ai und beschreiben Sie möglichst konkret, auf welche Aufnahme, welches Gespräch, welchen Zeitraum oder welchen Ponora-Nutzer sich Ihre Anfrage bezieht.

Zum Schutz aller Gesprächsteilnehmer kann Ponora einen angemessenen Nachweis Ihrer Identität oder zusätzliche Informationen verlangen, wenn dies erforderlich ist, um zu vermeiden, dass Inhalte an unberechtigte Personen offengelegt oder gelöscht werden.

Je nach Fall kann Ponora bei der Bearbeitung einer Anfrage mit dem Nutzer oder Unternehmenskunden zusammenarbeiten, der die Aufnahme bereitgestellt hat. Gesetzliche Einschränkungen und Rechte anderer Gesprächsteilnehmer werden berücksichtigt.

10. Was sollten Sie tun, wenn Sie nicht aufgenommen werden möchten?

Teilen Sie der aufzeichnenden Person möglichst vor oder während der Aufnahme mit, dass Sie einer Aufzeichnung oder weiteren Verarbeitung nicht zustimmen. Ob eine Aufnahme ohne Ihre Zustimmung zulässig ist, hängt von der konkreten Situation und dem anwendbaren Recht ab.

In Deutschland kann insbesondere die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes nach § 201 StGB strafbar sein. Ponora ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung durch den Nutzer oder die verantwortliche Organisation.

11. Automatisierte Entscheidungen

Ponora trifft im Rahmen der beschriebenen Standardfunktionen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen über aufgenommene Personen, die rechtliche Wirkung entfalten oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.

12. Änderungen und weiterführende Informationen

Dieser Datenschutzhinweis kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, Datenflüsse, Dienstleister oder gesetzliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung.

Weiterführende Informationen finden Sie in der allgemeinen Datenschutzerklärung von Ponora unter https://ponora.ai/privacy.

Kontakt

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Deutschland
E-Mail: support@ponora.ai