PONORA

Vejledning om lovlig lydoptagelse

Oplysninger til brugere af Ponoras optageenheder og -tjenester

Senest opdateret: 31. august 2026

Ponora International GmbH · Hammfelddamm 4 A · 41460 Neuss · Deutschland

Denne vejledning har til formål at hjælpe brugere med at foretage, behandle, dele og slette lydoptagelser med Ponora på en ansvarlig og lovlig måde. Den supplerer Ponoras almindelige forretningsbetingelser og privatlivspolitik.

Hvilke regler der gælder, afhænger navnlig af landet, optagelsesstedet, forholdet mellem de involverede personer, samtalens sammenhæng og det efterfølgende anvendelsesformål.

I Tyskland beskytter § 201 StGB fortroligheden af udtalelser, der fremsættes i en ikke-offentlig sammenhæng. Uautoriseret optagelse af en sådan udtalelse kan være strafbar. Bestemmelsen omfatter desuden navnlig uautoriseret brug eller videregivelse af en optagelse, der er fremstillet på denne måde.

Inden en optagelse påbegyndes, bør du navnlig kontrollere følgende:

• Er alle personer blevet informeret om, at der foretages en lydoptagelse?
• Er optagelsen tilladt efter gældende ret, og foreligger der - i det omfang det er nødvendigt - et gyldigt samtykke?
• Er formålet med optagelsen blevet forklaret tydeligt, for eksempel udarbejdelse af referat, transskribering eller opsummering?
• Ved de involverede personer, om optagelsen bliver uploadet til Ponoras cloud og behandlet ved hjælp af transskriberings- eller AI-funktioner?
• Forventes samtalen at indeholde særligt følsomme oplysninger, såsom helbredsoplysninger, politiske synspunkter, religiøs overbevisning eller andre særlige kategorier af personoplysninger?
• Er en optagelse virkelig nødvendig, eller er et mindre indgribende alternativ, såsom et skriftligt notat, tilstrækkeligt?

Under optagelsen bør du sørge for, at de involverede personer til enhver tid kan se, at der optages. Hvis en person trækker sit samtykke tilbage eller ikke ønsker, at optagelsen fortsætter, bør optagelsen - i det omfang lovgivningen kræver det - afsluttes eller sættes på pause.

Foretag ikke skjulte optagelser i situationer, hvor de involverede personer med rimelighed kan forvente fortrolighed, navnlig ved fortrolige møder, rådgivningssamtaler, personalesamtaler eller private samtaler.

At selve optagelsen er lovlig, betyder ikke automatisk, at enhver senere anvendelse også er lovlig. Inden du deler, eksporterer, offentliggør eller på anden måde gør optagelsen tilgængelig, skal du igen kontrollere, om der er et tilstrækkeligt retsgrundlag herfor.

• Del kun optagelser, transskriptioner og resuméer med personer, der har brug for dem til det tilsigtede formål.
• Kontrollér, om transskriptioner eller AI-resuméer indeholder fortrolige oplysninger eller personoplysninger.
• Offentliggør ikke samtaleindhold uden at kontrollere, om det kan berøre personlighedsrettigheder, databeskyttelsesrettigheder, fortrolighedsforpligtelser eller ophavsrettigheder.
• Slet optagelser og afledt indhold, når de ikke længere er nødvendige til det tilsigtede formål, eller når sletning er påkrævet af andre grunde.
• Bemærk, at bekræftelsen af optagelsesmeddelelsen i appen kun dækker optagelser, der startes via telefon eller app. Optagelser, der startes direkte offline via enhedens knap, er ikke omfattet; her er det fuldt ud dit ansvar at informere de berørte.

Lydoptagelser og transskriptioner, resuméer eller notater, der genereres på grundlag heraf, kan indeholde personoplysninger. Afhængigt af indholdet kan særlige kategorier af personoplysninger også være berørt.

Enhver, der anvender Ponora til egne erhvervsmæssige eller professionelle formål, skal navnlig undersøge, hvilken databeskyttelsesretlig rolle vedkommende har, hvilket retsgrundlag behandlingen har, hvilke oplysningsforpligtelser der gælder, og hvordan de registreredes rettigheder opfyldes.

Yderligere oplysninger om Ponoras behandling findes i Ponoras privatlivspolitik. Denne vejledning erstatter hverken brugerens egen databeskyttelsesretlige vurdering eller en eventuelt nødvendig databehandleraftale.

I mange hverdagssituationer kan det være hensigtsmæssigt at give kort og tydelig information, inden optagelsen påbegyndes. Om der desuden kræves et udtrykkeligt samtykke, afhænger af gældende ret og den konkrete sammenhæng.

Hvis en person modsætter sig optagelsen eller ikke giver et nødvendigt samtykke, bør du ikke påbegynde optagelsen, eller du bør afslutte den. Undersøg i stedet, om der kan anvendes en alternativ dokumentationsform, såsom manuelle notater eller et referat, der efterfølgende godkendes af deltagerne.

Ponora stiller tekniske værktøjer til rådighed til optagelse, transskribering, opsummering, oversættelse, eksport og deling. Ponora kan ikke vurdere, om en konkret optagelse er tilladt i din individuelle situation. Brugerne er derfor ansvarlige for at undersøge og overholde de lovgivningsmæssige, kontraktlige og erhvervsretlige krav, der gælder for deres brug. Bemærk desuden: Indhold, der deles via et delingslink, kan tilgås uden en Ponora-konto og udløber kun, hvis du fastsætter en udløbsfrist eller en øvre adgangsgrænse; Ponora anbefaler desuden at beskytte delinger med en adgangskode.

Uafhængigt heraf opfylder Ponora sine egne databeskyttelsesretlige forpligtelser i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning og Ponoras privatlivspolitik.

Spørgsmål om Ponora eller om behandling af personoplysninger kan rettes til:

Ponora International GmbH · Hammfelddamm 4 A · 41460 Neuss · Deutschland

E-mail: support@ponora.ai

Senest opdateret: 31. august 2026