Databeskyttelsesoplysninger til optagne personer

Ponora International GmbH

Oplysninger i henhold til artikel 14 i GDPR til personer, hvis stemme, samtaleindhold eller øvrige personoplysninger optages eller behandles af brugere af Ponora.

1. Hvem er dataansvarlig?

Den dataansvarlige i henhold til databeskyttelsesforordningen (GDPR) er:

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Deutschland
E-mail: support@ponora.ai
Websted: https://ponora.ai

Der er i øjeblikket ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver. Databeskyttelsesrelaterede henvendelser kan sendes til support@ponora.ai.

2. Hvorfor modtager du disse oplysninger?

Disse oplysninger henvender sig til personer, som ikke nødvendigvis selv er brugere af Ponora, men hvis stemme eller samtaleindhold indgår i en optagelse, som en Ponora-bruger foretager, uploader, transskriberer, opsummerer, deler eller på anden måde behandler.

I så fald kommer personoplysningerne som regel ikke direkte fra dig, men fra den person eller organisation, der har foretaget optagelsen eller overført den til Ponora.

3. Hvilke oplysninger kan være berørt?

• stemme og talte ytringer i lydoptagelser;
• transskriptioner og tekstindhold, der er afledt heraf;
• tekniske talermarkeringer, der bruges til at adskille forskellige talere;
• resuméer, notater, markerede hovedudsagn eller opgaver, i det omfang de vedrører dig;
• metadata, der er forbundet med optagelsen eller behandlingen, for eksempel tidspunkt, filnavn eller tekniske behandlingsoplysninger;
• særlige kategorier af personoplysninger som omhandlet i artikel 9 i GDPR, hvis sådanne oplysninger nævnes i samtalen eller kan udledes af den.

Ponora opretter og anvender ingen database med stemmeprofiler til identifikation af personer; identifikation på grundlag af biometriske stemmekendetegn finder ikke sted. Taleprøver, der kortvarigt anvendes til teknisk talertilknytning, slettes straks efter behandlingens afslutning eller fejl; resultaterne af tilknytningen (sektions-id'er, tekniske talermarkeringer, tidsvinduer, konfidensværdier) gemmes som metadata om optagelsen og slettes sammen med den.

4. Til hvilke formål kan oplysningerne behandles?

• levering af de funktioner til optagelse, upload, transskribering og opsummering, som Ponora-brugeren har anmodet om;
• teknisk adskillelse af talere og tilknytning af samtalebidrag;
• levering af søge-, eksport-, delings- eller tilsvarende funktioner, i det omfang brugeren aktiverer dem;
• Transskriptioner og notater samt andre af brugeren udløste AI-analyser (titelforslag, mindmaps, opgaver, søgeord, gentagne kontekstnotater på tværs af optagelser);
• Levering af delt indhold via et delingslink; herved kan transkriptionsafsnit, resuméer, opgaver og deltageroplysninger tilgås af modtagere uden en Ponora-konto, og adgange logges med IP-adresse og user agent.
• sikkerhed, fejldiagnosticering og forebyggelse af misbrug, i det omfang det er nødvendigt og lovligt;
• opfyldelse af retlige forpligtelser og behandling af anmodninger fra registrerede.

Ponora anvender i øjeblikket ikke lydoptagelser og transskriptioner til at træne generelt tilgængelige AI-modeller.

5. På hvilket retsgrundlag sker behandlingen?

Det konkrete retsgrundlag afhænger af den sammenhæng, hvori optagelsen er foretaget, og den rolle, Ponora har ved den pågældende behandling. For erhvervskunder kan kunden være ansvarlig for optagelsens indhold og formål og lade Ponora behandle oplysningerne på sine vegne. For private brugere kan den retlige vurdering variere afhængigt af brugssituationen.

Hvis særlige kategorier af personoplysninger er berørt, skal der desuden foreligge en undtagelse efter artikel 9, stk. 2, i GDPR. Det retlige ansvar for selve optagelsen og for nødvendige samtykker eller andre retsgrundlag påhviler ikke alene Ponora. Den person eller organisation, der foretager optagelsen, skal også overholde de gældende lovkrav.

6. Hvilke tjenesteudbydere kan være involveret?

Afhængigt af den aktiverede funktion kan navnlig følgende tjenesteudbydere være involveret i behandlingen:

• Google Cloud Platform til den primære cloudinfrastruktur;
• Microsoft Azure Speech til talegenkendelse og adskillelse af talere;
• Anthropic Claude og Google Gemini via Google Vertex AI (region europe-west1, Den Europæiske Union) til AI-understøttede resuméer og yderligere tekstanalyser;
• Mailgun (EU-endepunkt) til transaktions-e-mails og supportkommunikation; Google Firebase Cloud Messaging til push-notifikationer (overførsel til Google LLC, USA, på grundlag af standarddatabeskyttelsesklausulerne (EU) 2021/914); IONOS (Frankfurt am Main) til objektlager og sikkerhedskopier.

Ponoras primære Google Cloud-infrastruktur befinder sig i regionen europe-west3 (Frankfurt am Main). Azure Speech anvendes i regionen Germany West Central (Deutschland). Claude og Gemini kaldes via Vertex AI i regionen europe-west1 (Den Europæiske Union). For meddelelsesbehandling (Google Cloud Pub/Sub) kan lagring uden for Den Europæiske Union i øjeblikket ikke udelukkes; i så fald støttes overførslen på Europa-Kommissionens standarddatabeskyttelsesklausuler (gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/914).

Yderligere oplysninger om modtagere, databehandlere og eventuelle internationale dataoverførsler findes i Ponoras privatlivspolitik.

7. Hvor længe opbevares oplysningerne?

Opbevaringsperioden afhænger af den pågældende funktion, Ponora-brugerens indstillinger og lovbestemte opbevaringsforpligtelser. Brugerindhold, der opbevares permanent, opbevares som udgangspunkt, indtil brugeren sletter det, brugerens konto eller aftale ophører, eller opbevaringen ikke længere er nødvendig til det pågældende formål, medmindre lovbestemte forpligtelser er til hinder herfor.

Midlertidige lydfiler til teknisk talertilknytning slettes efter afslutningen eller fejl i behandlingen. Logfiler over brugen af AI-funktioner samt system- og sikkerhedslogfiler opbevares og slettes eller anonymiseres derefter.

Nærmere oplysninger om opbevarings- og slettefrister samt om sikkerhedskopier og logdata fremgår af Ponoras til enhver tid gældende privatlivspolitik.

8. Hvilke rettigheder har du?

Hvis Ponora behandler personoplysninger om dig, kan du, når de lovbestemte betingelser er opfyldt, navnlig have følgende rettigheder:

• indsigt i de oplysninger, der behandles om dig;
• berigtigelse af urigtige oplysninger;
• sletning, medmindre lovbestemte grunde er til hinder herfor;
• begrænsning af behandling;
• dataportabilitet, når de lovbestemte betingelser er opfyldt;
• indsigelse mod visse behandlinger;
• tilbagetrækning af et afgivet samtykke med virkning for fremtiden;
• klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed.

9. Hvordan kan du udøve dine rettigheder, hvis du ikke har en Ponora-konto?

Du behøver ikke en Ponora-konto for at indgive en databeskyttelsesrelateret anmodning. Skriv til support@ponora.ai, og beskriv så præcist som muligt, hvilken optagelse, samtale, periode eller Ponora-bruger din anmodning vedrører.

For at beskytte alle samtaledeltagere kan Ponora kræve passende dokumentation for din identitet eller yderligere oplysninger, hvis det er nødvendigt for at undgå, at indhold videregives til eller slettes af uberettigede personer.

Afhængigt af omstændighederne kan Ponora ved behandlingen af en anmodning samarbejde med den bruger eller erhvervskunde, som har leveret optagelsen. Der tages hensyn til lovbestemte begrænsninger og andre samtaledeltageres rettigheder.

10. Hvad skal du gøre, hvis du ikke ønsker at blive optaget?

Fortæl så vidt muligt den person, der foretager optagelsen, før eller under optagelsen, at du ikke accepterer optagelsen eller den videre behandling. Om en optagelse uden dit samtykke er lovlig, afhænger af den konkrete situation og gældende ret.

I Tyskland kan uautoriseret optagelse af udtalelser, der fremsættes i en ikke-offentlig sammenhæng, navnlig være strafbar efter § 201 StGB. Ponora erstatter ikke brugerens eller den ansvarlige organisations individuelle juridiske vurdering.

11. Automatiske afgørelser

Inden for rammerne af de beskrevne standardfunktioner træffer Ponora ingen afgørelser om optagne personer, der alene er baseret på automatisk behandling, og som har retsvirkning eller på tilsvarende vis påvirker dem væsentligt.

12. Ændringer og yderligere oplysninger

Disse databeskyttelsesoplysninger kan tilpasses, hvis funktioner, datastrømme, tjenesteudbydere eller lovkrav ændres. Den til enhver tid offentliggjorte version er gældende.

Yderligere oplysninger findes i Ponoras generelle privatlivspolitik på https://ponora.ai/privacy.

Kontakt

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Deutschland
E-mail: support@ponora.ai