Aviso de privacidad para personas grabadas

Ponora International GmbH

Información según el art. 14 del RGPD para las personas cuya voz, contenido de conversación u otros datos personales sean grabados o tratados por usuarios de Ponora.

1. ¿Quién es el responsable?

El responsable en el sentido del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es:

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Alemania
Correo electrónico: support@ponora.ai
Sitio web: https://ponora.ai

Actualmente, no se ha designado un delegado de protección de datos. Las consultas sobre protección de datos pueden dirigirse a support@ponora.ai.

2. ¿Por qué recibe esta información?

Esta información se dirige a personas que no necesariamente son usuarios de Ponora, pero cuya voz o contenido de conversación se encuentran en una grabación creada, subida, transcrita, resumida, compartida u otra forma de tratamiento por un usuario de Ponora.

Los datos personales en este caso no provienen directamente de usted, sino de la persona o organización que ha creado la grabación o la ha transmitido a Ponora.

3. ¿Qué datos pueden estar involucrados?

• Voz y contenido hablado en grabaciones de audio;
• Transcripciones y contenidos de texto derivados de ellas;
• Marcas técnicas de hablante para la separación de diferentes hablantes;
• Resúmenes, notas, marcadores de puntos clave o tareas que se refieran a usted;
• Metadatos asociados con la grabación o el tratamiento, como la fecha y hora, la denominación del archivo o la información técnica de procesamiento;
• Categorías especiales de datos personales en el sentido del art. 9 del RGPD, siempre que dicha información se mencione o se pueda deducir de la conversación.

Ponora no crea ni utiliza una base de datos de perfiles de voz para identificar a personas; no se produce una identificación basada en características biométricas de la voz. Las muestras de voz utilizadas temporalmente para la asignación técnica de hablantes se eliminan inmediatamente después de finalizar o fallar el proceso de tratamiento; los resultados de la asignación (identificadores de segmentos, identificaciones técnicas de hablantes, intervalos de tiempo y valores de confianza) se almacenan como metadatos de la grabación y se eliminan junto con ella.

4. ¿Para qué fines pueden tratarse los datos?

• Proporcionar las funciones de grabación, carga, transcripción y resumen solicitadas por el usuario de Ponora;
• separación técnica de hablantes y asignación de contribuciones al diálogo;
• proporcionar funciones de búsqueda, exportación, uso compartido o similares, siempre que el usuario las active;
• Transcripciones y notas, así como otros análisis de IA iniciados por el usuario (sugerencias de títulos, mapas mentales, tareas, palabras clave y notas de contexto entre distintas grabaciones);
• Provisión de contenidos compartidos mediante un enlace de uso compartido; en este contexto, los destinatarios sin una cuenta de Ponora pueden consultar segmentos de transcripción, resúmenes, tareas y datos de participantes, y los accesos se registran con la dirección IP y el agente de usuario.
• garantizar la seguridad, diagnosticar errores y prevenir el uso indebido, siempre que sea necesario y legalmente permitido;
• cumplimiento de obligaciones legales y procesamiento de solicitudes de interesados;

Ponora no utiliza actualmente las grabaciones de audio y transcripciones para el entrenamiento de modelos de IA disponibles para el público en general.

5. ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento?

La base jurídica concreta depende del contexto en el que se creó la grabación y del papel que Ponora desempeña en el tratamiento correspondiente. Para clientes empresariales, el cliente puede ser responsable del contenido y los fines de la grabación y encargar a Ponora el tratamiento de los datos. Para usuarios privados, la clasificación legal puede variar según la situación de uso.

En caso de que se trate de categorías especiales de datos personales, debe existir una excepción conforme al artículo 9, apartado 2, del RGPD. La responsabilidad legal por la grabación misma y por las autorizaciones necesarias o las bases jurídicas adicionales no recae exclusivamente en Ponora; la persona o organización que realiza la grabación también debe cumplir con las disposiciones legales aplicables.

6. ¿Qué proveedores de servicios pueden estar involucrados?

Según la función activada, pueden estar involucrados especialmente los siguientes proveedores de servicios en el tratamiento:

• Google Cloud Platform para la infraestructura de nube principal;
• Microsoft Azure Speech para reconocimiento de voz y separación de hablantes;
• Anthropic Claude y Google Gemini a través de Google Vertex AI (región europe-west1, Unión Europea) para resúmenes asistidos por IA y otros análisis de texto;
• Mailgun (endpoint de la UE) para correos electrónicos transaccionales y comunicación de soporte; Google Firebase Cloud Messaging para notificaciones push (transferencia a Google LLC, EE. UU., sobre la base de las cláusulas contractuales tipo (UE) 2021/914); IONOS (Fráncfort del Meno) para almacenamiento de objetos y copias de seguridad.

La infraestructura principal de Google Cloud de Ponora se encuentra en la región europe-west3 (Fráncfort del Meno). Azure Speech se utiliza en la región Germany West Central (Alemania). Claude y Gemini se invocan a través de Vertex AI en la región europe-west1 (Unión Europea). Para el procesamiento de mensajes (Google Cloud Pub/Sub), actualmente no puede excluirse un almacenamiento fuera de la Unión Europea; en ese caso, la transferencia se basa en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea (Decisión de Ejecución (UE) 2021/914).

Para más información sobre destinatarios, encargados del tratamiento y posibles transferencias internacionales de datos, consulte la política de privacidad de Ponora.

7. ¿Durante cuánto tiempo se conservan los datos?

La duración de la conservación depende de la función específica, las configuraciones del usuario de Ponora y las obligaciones legales de conservación. Los contenidos de usuario almacenados de forma permanente se conservan en principio hasta que el usuario los elimine, finalice su cuenta o contrato, o ya no sea necesario conservarlos para el propósito específico, siempre que no existan obligaciones legales en sentido contrario.

Los archivos de audio temporales para la asignación técnica de hablantes se eliminan inmediatamente después de finalizar o fallar el tratamiento. Los registros sobre el uso de funciones de IA, así como los registros del sistema y de seguridad, se conservan y posteriormente se eliminan o anonimizan.

Los detalles sobre los plazos de almacenamiento y eliminación, así como sobre las copias de seguridad y los datos de registro, se encuentran en la política de privacidad vigente de Ponora.

8. ¿Cuáles son sus derechos?

Si sus datos personales son tratados por Ponora, le podrían corresponder, en virtud de las condiciones legales, los siguientes derechos, entre otros:

• Obtener información sobre los datos que se tratan en relación con usted;
• Rectificar datos inexactos;
• Supresión de datos, salvo que existan razones legales para oponerse;
• Limitación del tratamiento;
• Portabilidad de datos, siempre que se cumplan las condiciones legales;
• Oposición a determinados tratamientos;
• Retirar el consentimiento otorgado con efectos futuros;
• Presentar una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos.

9. ¿Cómo puede ejercer sus derechos si no tiene una cuenta en Ponora?

No necesita una cuenta en Ponora para presentar una solicitud de protección de datos. Póngase en contacto con support@ponora.ai y describa con precisión a qué grabación, conversación, período de tiempo o usuario de Ponora se refiere su solicitud.

Para proteger a todos los participantes en la conversación, Ponora puede solicitar un medio de identificación adecuado o información adicional si es necesario para evitar que los contenidos se revele o elimine a personas no autorizadas.

Según el caso, Ponora puede colaborar con el usuario o cliente empresarial que proporcionó la grabación al tratar una solicitud. Se tendrán en cuenta las limitaciones legales y los derechos de otros participantes en la conversación.

10. ¿Qué debe hacer si no desea ser grabado?

Comuníquelo a la persona que está grabando, preferiblemente antes o durante la grabación, que no está de acuerdo con la grabación o con un tratamiento posterior. La legalidad de una grabación sin su consentimiento depende de la situación concreta y de la legislación aplicable.

En Alemania, la grabación no autorizada de palabras no públicamente pronunciadas puede ser punible según el § 201 del StGB. Ponora no sustituye una evaluación legal individual por parte del usuario o de la organización responsable.

11. Decisiones automatizadas

Ponora no toma decisiones exclusivamente automatizadas sobre personas grabadas que tengan efecto legal o las afecten de manera significativa de manera similar, en el marco de las funciones estándar descritas.

12. Cambios y información adicional

Este aviso de protección de datos puede ser adaptado si las funciones, flujos de datos, proveedores de servicios o requisitos legales cambian. Lo decisivo es la versión publicada en cada momento.

Para obtener información adicional, consulte la declaración general de privacidad de Ponora en https://ponora.ai/privacy.

Contacto

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Alemania
Correo electrónico: support@ponora.ai