PONORA
Informations sur la licéité des enregistrements audio
Informations destinées aux utilisateurs des appareils et services d'enregistrement de Ponora
Remarque importante Les enregistrements audio peuvent porter atteinte aux droits d'autres personnes. Avant chaque enregistrement, vérifiez s'il est autorisé par le droit applicable au lieu de l'enregistrement et si un consentement ou une autre base juridique est nécessaire. Ponora ne fournit aucun conseil juridique individuel. |
Mise à jour : 31 août 2026
Ponora International GmbH · Hammfelddamm 4 A · 41460 Neuss · Allemagne
Les présentes informations visent à aider les utilisateurs à créer, traiter, partager et supprimer des enregistrements audio avec Ponora de manière responsable et licite. Elles complètent les conditions générales et la politique de confidentialité de Ponora.
Les règles applicables dépendent notamment du pays, du lieu de l'enregistrement, des relations entre les participants, du contexte de la conversation et de la finalité de l'utilisation ultérieure.
En Allemagne, l'article 201 du StGB protège la confidentialité des paroles prononcées dans un cadre non public. L'enregistrement non autorisé de telles paroles peut constituer une infraction pénale. La loi vise également, notamment, l'utilisation ou la transmission non autorisée d'un enregistrement réalisé de cette manière.
Conséquence pratique Pour les conversations non publiques, vous devriez en principe fournir des informations transparentes avant le début de l'enregistrement et, lorsque cela est nécessaire, obtenir l'accord de tous les participants concernés. Ne partez pas du principe que votre propre participation à la conversation vous autorise automatiquement à l'enregistrer. |
Avant de commencer un enregistrement, vous devriez notamment vérifier les points suivants :
- Toutes les personnes ont-elles été informées qu'un enregistrement audio allait être réalisé ?
- L'enregistrement est-il licite au regard du droit applicable et, lorsque cela est nécessaire, un consentement valable a-t-il été obtenu ?
- La finalité de l'enregistrement a-t-elle été clairement expliquée, par exemple l'établissement d'un procès-verbal, la transcription ou le résumé ?
- Les participants savent-ils si l'enregistrement sera téléversé dans le cloud de Ponora et traité au moyen de fonctions de transcription ou d'IA ?
- La conversation est-elle susceptible de contenir des informations particulièrement sensibles, telles que des données de santé, des opinions politiques, des convictions religieuses ou d'autres catégories particulières de données à caractère personnel ?
- Un enregistrement est-il réellement nécessaire ou une solution moins intrusive, telle qu'une note écrite, suffit-elle ?
Pendant l'enregistrement, vous devriez veiller à ce que les participants puissent reconnaître à tout moment que la conversation est enregistrée. Si une personne retire son consentement ou ne souhaite pas que l'enregistrement se poursuive, celui-ci devrait être interrompu ou mis en pause dans la mesure où la loi l'exige.
N'effectuez pas d'enregistrements clandestins dans des situations où les participants peuvent raisonnablement s'attendre à la confidentialité, notamment lors de réunions confidentielles, d'entretiens de conseil, d'entretiens avec le personnel ou de conversations privées.
La licéité de l'enregistrement ne signifie pas automatiquement que toute utilisation ultérieure est licite. Avant de partager, d'exporter, de publier ou de rendre l'enregistrement accessible de toute autre manière, vérifiez de nouveau s'il existe une base juridique suffisante à cet effet.
- Ne partagez les enregistrements, les transcriptions et les résumés qu'avec les personnes qui en ont besoin pour la finalité prévue.
- Vérifiez si les transcriptions ou les résumés générés par l'IA contiennent des informations confidentielles ou des données à caractère personnel.
- Ne publiez aucun contenu de conversation sans avoir examiné les éventuels droits de la personnalité, droits en matière de protection des données, obligations de confidentialité ou droits d'auteur.
- Supprimez les enregistrements et les contenus qui en sont dérivés lorsqu'ils ne sont plus nécessaires à la finalité prévue ou lorsqu'une suppression s'impose pour d'autres motifs.
- Veuillez noter que la confirmation de la notice relative à l'enregistrement dans l'application ne couvre que les enregistrements commencés par téléphone ou via l'application. Les enregistrements commencés directement au moyen de la touche de l'appareil en mode hors ligne ne sont pas couverts ; l'information des participants vous incombe entièrement.
Les enregistrements audio et les transcriptions, résumés ou notes qui en sont issus peuvent contenir des données à caractère personnel. Selon leur contenu, des catégories particulières de données à caractère personnel peuvent également être concernées.
Toute personne utilisant Ponora à ses propres fins commerciales ou professionnelles doit notamment déterminer le rôle qu'elle assume au regard du droit de la protection des données, la base juridique sur laquelle repose le traitement, les obligations d'information qui lui incombent et la manière dont les droits des personnes concernées sont garantis.
Vous trouverez de plus amples informations sur les traitements effectués par Ponora dans la politique de confidentialité de Ponora. Les présentes informations ne remplacent ni l'examen que l'utilisateur doit lui-même effectuer en matière de protection des données, ni un éventuel accord relatif au traitement pour le compte d'un responsable du traitement lorsque celui-ci est requis.
Situation | Points à prendre en compte |
Réunions / visioconférences | Informer les participants avant le début ; lors de réunions internationales, tenir également compte du droit applicable au lieu où se trouvent les participants. |
Lieu de travail / entretiens avec le personnel | Faire preuve d'une vigilance particulière en raison des rapports de dépendance, de la protection des données des salariés et de la confidentialité. Un consentement purement formel peut être insuffisant. |
Médecine / santé | Les enregistrements peuvent contenir des données de santé particulièrement sensibles. Vérifier les obligations supplémentaires en matière de confidentialité et de protection des données. |
Conseil juridique et fiscal | Les obligations de confidentialité et de secret professionnel peuvent aller au-delà des règles générales de protection des données. |
École / mineurs | Des exigences de protection supplémentaires ainsi que le rôle des parents ou des titulaires de l'autorité parentale peuvent être pertinents. |
Manifestations publiques | Même lorsqu'une situation est publique, des droits en matière de protection des données, des droits de la personnalité et des droits d'utilisation peuvent exister ; un enregistrement audio n'est pas automatiquement librement utilisable. |
Dans de nombreuses situations de la vie quotidienne, il peut être judicieux de fournir une information brève et claire avant le début de l'enregistrement. La nécessité d'obtenir en outre un consentement exprès dépend du droit applicable et du contexte concret.
Exemple - information orale brève « Je souhaiterais enregistrer cette conversation avec Ponora afin de pouvoir ensuite en créer une transcription et un résumé. À cette fin, l'enregistrement peut être transmis aux services de Ponora pour traitement. Êtes-vous d'accord ? » |
Exemple - message écrit avant une réunion « Remarque : cette conversation doit être enregistrée avec Ponora, puis automatiquement transcrite et résumée. Veuillez participer uniquement si vous acceptez l'enregistrement et le traitement décrits ou si la base juridique nécessaire à cet effet existe. Pour toute question relative au traitement des données, vous trouverez de plus amples informations dans la politique de confidentialité de Ponora. » |
Si une personne s'oppose à l'enregistrement ou ne donne pas un consentement requis, vous ne devriez pas commencer l'enregistrement ou devriez y mettre fin. Vérifiez plutôt si une autre forme de documentation est possible, par exemple des notes manuscrites ou un procès-verbal approuvé ultérieurement par les participants.
Ponora fournit des outils techniques pour l'enregistrement, la transcription, le résumé, la traduction, l'exportation et le partage. Ponora ne peut pas déterminer si un enregistrement concret est licite dans votre situation individuelle. Les utilisateurs restent donc responsables de vérifier et de respecter les exigences légales, contractuelles et professionnelles applicables à leur utilisation. Veuillez noter en outre : un contenu partagé via un lien de partage est accessible sans compte Ponora et n'expire que si vous définissez une durée d'expiration ou une limite d'accès ; Ponora recommande également de protéger les partages par un mot de passe.
Indépendamment de ce qui précède, Ponora s'acquitte de ses propres obligations en matière de protection des données conformément aux lois applicables et à la politique de confidentialité de Ponora.
Vous pouvez adresser vos questions concernant Ponora ou le traitement des données à caractère personnel à :
Ponora International GmbH · Hammfelddamm 4 A · 41460 Neuss · Allemagne
E-mail : support@ponora.ai
Mise à jour : 31 août 2026