Informations sur la protection des données destinées aux personnes enregistrées

Ponora International GmbH

Informations au titre de l'article 14 du RGPD destinées aux personnes dont la voix, le contenu des conversations ou d'autres données à caractère personnel sont enregistrés ou traités par des utilisateurs de Ponora.

1. Qui est le responsable du traitement ?

Le responsable du traitement au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD) est :

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Allemagne
E-mail : support@ponora.ai
Site web : https://ponora.ai

Aucun délégué à la protection des données n'est actuellement désigné. Les demandes relatives à la protection des données peuvent être adressées à support@ponora.ai.

2. Pourquoi recevez-vous ces informations ?

Les présentes informations s'adressent aux personnes qui ne sont pas nécessairement elles-mêmes des utilisateurs de Ponora, mais dont la voix ou le contenu des conversations figure dans un enregistrement créé, téléversé, transcrit, résumé, partagé ou traité d'une autre manière par un utilisateur de Ponora.

Dans ce cas, les données à caractère personnel ne proviennent généralement pas directement de vous, mais de la personne ou de l'organisation qui a réalisé l'enregistrement ou l'a transmis à Ponora.

3. Quelles données peuvent être concernées ?

• la voix et les propos contenus dans les enregistrements audio ;
• les transcriptions et les contenus textuels qui en sont dérivés ;
• les identifiants techniques de locuteurs permettant de distinguer différents locuteurs ;
• les résumés, notes, déclarations clés mises en évidence ou tâches, dans la mesure où ils vous concernent ;
• les métadonnées associées à l'enregistrement ou au traitement, par exemple la date et l'heure, le nom du fichier ou les informations techniques relatives au traitement ;
• les catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l'article 9 du RGPD, lorsque de telles informations sont mentionnées au cours de la conversation ou peuvent en être déduites.

Ponora ne crée ni n'utilise de base de données de profils vocaux pour identifier des personnes ; aucune identification fondée sur des caractéristiques vocales biométriques n'a lieu. Les échantillons vocaux utilisés brièvement pour l'attribution technique des locuteurs sont supprimés immédiatement après l'achèvement ou l'échec du traitement ; les résultats de l'attribution (identifiants de segments, identifiants techniques de locuteurs, fenêtres temporelles, scores de confiance) sont enregistrés comme métadonnées de l'enregistrement et supprimés avec celui-ci.

4. À quelles fins les données peuvent-elles être traitées ?

• fourniture des fonctions d'enregistrement, de téléversement, de transcription et de résumé demandées par l'utilisateur de Ponora ;
• séparation technique des locuteurs et attribution des interventions au cours de la conversation ;
• fourniture de fonctions de recherche, d'exportation, de partage ou de fonctions comparables, dans la mesure où l'utilisateur les active ;
• transcriptions et notes ainsi que d'autres analyses d'IA déclenchées par l'utilisateur (suggestions de titres, cartes mentales, tâches, mots-clés, notes contextuelles couvrant plusieurs enregistrements) ;
• mise à disposition de contenus partagés via un lien de partage ; à cette occasion, des extraits de transcriptions, des résumés, des tâches et des indications sur les participants peuvent être accessibles à des destinataires sans compte Ponora, et les accès sont enregistrés avec l'adresse IP et l'agent utilisateur ;
• sécurité, diagnostic des erreurs et prévention des abus, dans la mesure où cela est nécessaire et juridiquement admissible ;
• respect des obligations légales et traitement des demandes des personnes concernées.

À l'heure actuelle, Ponora n'utilise pas les enregistrements audio ni les transcriptions pour entraîner des modèles d'IA accessibles au public.

5. Sur quelle base juridique le traitement est-il effectué ?

La base juridique concrète dépend du contexte dans lequel l'enregistrement a été réalisé et du rôle assumé par Ponora dans le traitement concerné. Pour les entreprises clientes, le client peut être responsable du contenu et des finalités de l'enregistrement, tandis que Ponora traite les données pour son compte. Pour les utilisateurs privés, la qualification juridique peut varier selon le contexte d'utilisation.

Lorsque des catégories particulières de données à caractère personnel sont concernées, l'une des exceptions prévues à l'article 9, paragraphe 2, du RGPD doit en outre s'appliquer. La responsabilité juridique de l'enregistrement lui-même ainsi que des consentements requis ou des autres bases juridiques n'incombe pas uniquement à Ponora ; la personne ou l'organisation qui effectue l'enregistrement doit également respecter les dispositions légales applicables.

6. Quels prestataires peuvent intervenir ?

Selon la fonction activée, les prestataires suivants peuvent notamment intervenir dans le traitement :

• Google Cloud Platform pour l'infrastructure cloud principale ;
• Microsoft Azure Speech pour la reconnaissance vocale et la séparation des locuteurs ;
• Anthropic Claude et Google Gemini par l'intermédiaire de Google Vertex AI (région europe-west1, Union européenne) pour les résumés assistés par l'IA et d'autres analyses textuelles ;
• Mailgun (point de terminaison UE) pour les e-mails transactionnels et les communications avec l'assistance ; Google Firebase Cloud Messaging pour les notifications push (transmission à Google LLC, États-Unis, sur la base des clauses contractuelles types (UE) 2021/914) ; IONOS (Francfort-sur-le-Main) pour le stockage d'objets et les sauvegardes.

L'infrastructure principale de Ponora sur Google Cloud se trouve dans la région europe-west3 (Francfort-sur-le-Main). Azure Speech est utilisé dans la région Germany West Central (Allemagne). Claude et Gemini sont appelés par l'intermédiaire de Vertex AI dans la région europe-west1 (Union européenne). Pour le traitement des messages (Google Cloud Pub/Sub), un stockage hors de l'Union européenne ne peut actuellement pas être exclu ; dans ce cas, le transfert repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision d'exécution (UE) 2021/914).

Vous trouverez de plus amples informations sur les destinataires, les sous-traitants et les éventuels transferts internationaux de données dans la politique de confidentialité de Ponora.

7. Pendant combien de temps les données sont-elles conservées ?

La durée de conservation dépend de la fonction concernée, des paramètres de l'utilisateur de Ponora et des obligations légales de conservation. En principe, les contenus des utilisateurs enregistrés durablement sont conservés jusqu'à ce que l'utilisateur les supprime, que son compte ou son contrat prenne fin, ou que leur conservation ne soit plus nécessaire à la finalité concernée, pour autant qu'aucune obligation légale ne s'y oppose.

Les fichiers audio temporaires utilisés pour l'attribution technique des locuteurs sont supprimés immédiatement après l'achèvement ou l'échec du traitement. Les journaux relatifs à l'utilisation des fonctions d'IA ainsi que les journaux système et de sécurité sont conservés, puis supprimés ou anonymisés.

Les détails relatifs aux délais de conservation et de suppression ainsi qu'aux sauvegardes et données de journalisation figurent dans la version alors en vigueur de la politique de confidentialité de Ponora.

8. Quels sont vos droits ?

Lorsque Ponora traite des données à caractère personnel vous concernant, vous pouvez notamment disposer des droits suivants, sous réserve des conditions légales :

• droit d'accès aux données traitées vous concernant ;
• rectification des données inexactes ;
• effacement, pour autant qu'aucun motif légal ne s'y oppose ;
• limitation du traitement ;
• portabilité des données, lorsque les conditions légales sont remplies ;
• opposition à certains traitements ;
• retrait d'un consentement donné, avec effet pour l'avenir ;
• réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données.

9. Comment exercer vos droits si vous n'avez pas de compte Ponora ?

Vous n'avez pas besoin d'un compte Ponora pour présenter une demande relative à la protection des données. Écrivez à support@ponora.ai et indiquez aussi précisément que possible l'enregistrement, la conversation, la période ou l'utilisateur de Ponora auquel votre demande se rapporte.

Afin de protéger tous les participants à la conversation, Ponora peut demander une preuve d'identité appropriée ou des informations supplémentaires lorsque cela est nécessaire pour éviter que des contenus soient divulgués à des personnes non autorisées ou supprimés par celles-ci.

Selon le cas, Ponora peut collaborer, lors du traitement d'une demande, avec l'utilisateur ou l'entreprise cliente qui a fourni l'enregistrement. Les restrictions légales et les droits des autres participants à la conversation seront pris en compte.

10. Que faire si vous ne souhaitez pas être enregistré ?

Dans la mesure du possible, informez la personne qui effectue l'enregistrement, avant ou pendant celui-ci, que vous ne consentez pas à l'enregistrement ni à son traitement ultérieur. La licéité d'un enregistrement effectué sans votre consentement dépend de la situation concrète et du droit applicable.

En Allemagne, l'enregistrement non autorisé de paroles prononcées dans un cadre non public peut notamment constituer une infraction pénale au titre de l'article 201 du StGB. Ponora ne remplace pas l'examen juridique individuel qui incombe à l'utilisateur ou à l'organisation responsable.

11. Décisions automatisées

Dans le cadre des fonctions standard décrites, Ponora ne prend à l'égard des personnes enregistrées aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produise des effets juridiques ou les affecte de manière significative de façon similaire.

12. Modifications et informations complémentaires

Les présentes informations sur la protection des données peuvent être adaptées lorsque les fonctions, les flux de données, les prestataires ou les exigences légales changent. La version publiée à la date concernée fait foi.

Vous trouverez de plus amples informations dans la politique générale de confidentialité de Ponora à l'adresse https://ponora.ai/privacy.

Contact

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Allemagne
E-mail : support@ponora.ai