Informativa sulla trasparenza dell’IA
Versione 2.0 | Aggiornata al 31 agosto 2026
La presente informativa illustra in quali ambiti Ponora impiega l’intelligenza artificiale, come devono essere interpretati i risultati generati dall’IA e quali limiti sussistono nel loro utilizzo. Essa integra le Condizioni generali di contratto e l’Informativa sulla privacy.
1. Finalità e ambito di applicazione
La presente informativa sulla trasparenza dell’IA si applica alle funzioni basate sull’IA dei prodotti e servizi Ponora, in particolare alla trascrizione automatica, alle sintesi, ai suggerimenti di titolo, all’evidenziazione dei contenuti essenziali, alle mappe mentali, all’estrazione delle attività, alle parole chiave, ai suggerimenti dell’IA, alle note contestuali ricorrenti tra registrazioni, nonché alla traduzione di note e trascrizioni.
Qualora singole funzioni non siano offerte in uno specifico piano, su un determinato dispositivo o in una determinata applicazione, la presente informativa non conferisce alcun diritto alla loro messa a disposizione.
2. Funzioni che utilizzano l’IA
Ponora utilizza procedure automatizzate in particolare per convertire la lingua parlata in testo, riassumere i contenuti delle registrazioni, evidenziare i contenuti importanti, generare titoli, mappe mentali, attività e parole chiave e tradurre i contenuti.
Per il riconoscimento vocale viene utilizzato esclusivamente Microsoft Azure Speech nella regione Germany West Central (Germania); le richieste che indicano un fornitore diverso vengono rifiutate lato server. Per le sintesi basate sull’IA, ulteriori analisi testuali e traduzioni vengono utilizzati Anthropic Claude e Google Gemini tramite Google Vertex AI nella regione europe-west1 (Unione europea).
I fornitori di servizi tecnici impiegati possono cambiare, a condizione che restino garantiti la funzionalità, i diritti contrattuali degli utenti e i requisiti applicabili in materia di protezione dei dati. Le modifiche sostanziali rilevanti ai fini della protezione dei dati vengono riportate nell’Informativa sulla privacy o nell’elenco dei fornitori di servizi impiegati.
3. Contrassegno dei contenuti generati dall’IA
I contenuti generati dall’IA e quelli sostanzialmente elaborati mediante IA vengono contrassegnati nell’interfaccia utente di Ponora come generati automaticamente. La stessa indicazione viene riportata nei file esportati (PDF, DOCX, TXT, Markdown), nei contenuti condivisi pubblicamente e nelle risposte delle interfacce.
Ponora distingue tra registrazione originale, trascrizione generata automaticamente e sintesi, traduzione o evidenziazione generata dall’IA. Tale distinzione viene indicata anche nelle esportazioni e nelle condivisioni.
4. Limiti e possibili errori
I sistemi di IA e di riconoscimento vocale possono commettere errori. La qualità può essere influenzata, in particolare, dalla lingua, dal dialetto, dalla pronuncia, dai rumori di fondo, dalla qualità del microfono, dalla presenza di più persone che parlano contemporaneamente, dalla terminologia specialistica o da un contesto incompleto.
Di conseguenza, trascrizioni, sintesi e contenuti evidenziati possono essere incompleti, ambigui o inesatti sotto il profilo fattuale. Anche dichiarazioni importanti possono essere omesse o ponderate in modo errato.
Ponora non garantisce che i risultati generati dall’IA siano completi, privi di errori o idonei a uno specifico scopo individuale. Restano impregiudicati i diritti previsti dalla garanzia legale e i diritti dei consumatori.
5. Verifica umana e uso responsabile
Prima di riutilizzare risultati generati dall’IA per finalità importanti, gli utenti dovrebbero verificarli confrontandoli con la registrazione originale o con altre fonti affidabili.
È richiesta particolare cautela quando i contenuti vengono utilizzati per decisioni di carattere giuridico, medico, fiscale, finanziario, giuslavoristico, formativo o per altre decisioni suscettibili di produrre conseguenze rilevanti.
Gli output dell’IA di Ponora non costituiscono consulenza legale, medica, fiscale, finanziaria o altra consulenza professionale e non devono sostituire una verifica qualificata da parte di un professionista.
6. Nessuna decisione automatizzata con effetti significativi
Ponora non utilizza le funzioni standard descritte per adottare decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato che producano effetti giuridici nei confronti degli utenti oppure incidano in modo analogo e significativo sugli utenti.
Qualora in futuro Ponora introducesse una funzione con tali effetti, prima della sua introduzione verrebbe verificato quali ulteriori requisiti di legge, obblighi informativi e misure di tutela siano applicabili.
7. Trattamento dei dati audio e testuali
Secondo l’attuale configurazione del prodotto, le nuove registrazioni vengono inizialmente salvate in locale. La trasmissione a servizi cloud o di IA avviene quando l’utente attiva espressamente una funzione corrispondente, come la trascrizione o la sintesi, oppure abilita una sincronizzazione prevista a tale scopo.
Per le registrazioni lunghe, ai fini dell’assegnazione dei parlanti tra più sezioni, possono inoltre essere assemblati brevi campioni vocali tratti dalla registrazione stessa e trasmessi nuovamente al servizio di riconoscimento vocale. I file audio temporanei così creati vengono cancellati immediatamente dopo il completamento o il fallimento; i risultati dell’assegnazione vengono memorizzati come metadati della registrazione.
Al trattamento si applicano le informazioni contenute nell’Informativa sulla privacy di volta in volta vigente. In essa vengono descritte, in particolare, le categorie di dati, le finalità, le basi giuridiche, i destinatari, le regioni di trattamento e le regole di conservazione o cancellazione.
8. Nessun addestramento generale con contenuti degli utenti
Ponora non utilizza registrazioni audio, trascrizioni e risultati dell’IA da esse generati per addestrare modelli di IA disponibili al pubblico o condivisi tra fornitori. Ponora non esporta contenuti degli utenti per finalità di addestramento, di creazione di set di dati o di feedback; non esiste una funzione volontaria di opt-in per un programma di addestramento o miglioramento. La facoltà dei fornitori utilizzati di trattare contenuti per proprie finalità o per controlli contro gli abusi, e la relativa portata, dipendono dai contratti conclusi con tali fornitori e dalla configurazione del rispettivo account.
La presente dichiarazione descrive lo stato attuale del prodotto. Qualora in futuro venisse introdotto un programma separato e facoltativo di addestramento o miglioramento, esso verrebbe descritto in modo trasparente prima dell’attivazione e, ove richiesto dalla legge, sarebbe utilizzato soltanto sulla base di un consenso valido prestato separatamente.
9. Liceità delle registrazioni
L’utilizzo dell’IA non modifica i requisiti di legge applicabili alla creazione, al caricamento o alla condivisione di una registrazione. Gli utenti devono assicurarsi, in particolare, che la registrazione avvenga lecitamente e che alle persone oggetto della registrazione siano fornite le informazioni necessarie o ne siano acquisiti i consensi necessari.
In Germania, la registrazione non autorizzata di parole pronunciate in un contesto non pubblico può costituire reato, in particolare ai sensi dell’art. 201 StGB.
10. Diritti in materia di protezione dei dati
Gli interessati possono esercitare i propri diritti in materia di protezione dei dati conformemente al GDPR. L’Informativa sulla privacy contiene ulteriori informazioni sui diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati e opposizione, nonché sulla revoca dei consensi prestati.
Le richieste relative alla protezione dei dati possono essere indirizzate a Ponora International GmbH: support@ponora.ai.
11. Modifiche alla presente informativa
Ponora può modificare la presente Informativa sulla trasparenza dell’IA qualora cambino le funzioni, le procedure tecniche, i modelli impiegati o i requisiti di legge. Le modifiche sostanziali verranno comunicate in modo adeguato.
La presente informativa non introduce obblighi di prestazione diversi da quelli previsti dalle Condizioni generali di contratto. In caso di conflitto, prevalgono le disposizioni inderogabili di legge e le condizioni contrattuali di volta in volta applicabili.
12. Fornitore
Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Germania
E-mail: support@ponora.ai
Amministratrice: Fuying Zhang
Tribunale distrettuale (Amtsgericht) di Neuss, HRB 25047
Numero di identificazione IVA: DE460769264