PONORA

Indicazioni per effettuare registrazioni audio lecite

Informazioni per gli utenti dei dispositivi e dei servizi di registrazione Ponora

Aggiornata al 31 agosto 2026

Ponora International GmbH · Hammfelddamm 4 A · 41460 Neuss · Germania

Le presenti indicazioni intendono aiutare gli utenti a creare, trattare, condividere e cancellare registrazioni audio con Ponora in modo responsabile e lecito. Esse integrano le Condizioni generali di contratto e l’Informativa sulla privacy di Ponora.

Le norme applicabili dipendono, in particolare, dal paese, dal luogo della registrazione, dal rapporto tra i partecipanti, dal contesto della conversazione e dalla successiva finalità di utilizzo.

In Germania, l’art. 201 StGB tutela la riservatezza delle parole pronunciate in un contesto non pubblico. La registrazione non autorizzata di parole pronunciate in un contesto non pubblico può costituire reato. La disposizione comprende inoltre, in particolare, l’utilizzo o la divulgazione non autorizzati di una registrazione così realizzata.

Prima di iniziare una registrazione dovrebbe verificare, in particolare:

• Tutte le persone sono state informate che verrà effettuata una registrazione audio?
• La registrazione è consentita dalla legge applicabile e, ove necessario, è stato prestato un consenso valido?
• La finalità della registrazione è stata spiegata chiaramente, ad esempio verbalizzazione, trascrizione o sintesi?
• I partecipanti sanno se la registrazione verrà caricata sul cloud di Ponora e trattata mediante funzioni di trascrizione o di IA?
• È prevedibile che la conversazione contenga informazioni particolarmente sensibili, come dati relativi alla salute, opinioni politiche, convinzioni religiose o altre categorie particolari di dati personali?
• La registrazione è davvero necessaria oppure è sufficiente un’alternativa meno invasiva, come un appunto scritto?

Durante la registrazione dovrebbe assicurarsi che i partecipanti possano riconoscere in ogni momento che la conversazione viene registrata. Se una persona revoca il proprio consenso o non desidera proseguire la registrazione, quest’ultima dovrebbe essere interrotta o sospesa nella misura richiesta dalla legge.

Non effettui registrazioni di nascosto in situazioni nelle quali i partecipanti possano ragionevolmente attendersi riservatezza, in particolare durante riunioni riservate, colloqui di consulenza, colloqui con il personale o conversazioni private.

Il fatto che una registrazione sia consentita non significa automaticamente che sia consentito ogni suo utilizzo successivo. Prima di condividerla, esportarla, pubblicarla o renderla accessibile in altro modo, verifichi nuovamente che sussista una base giuridica sufficiente.

• Condivida registrazioni, trascrizioni e sintesi soltanto con le persone che ne hanno necessità per la finalità prevista.
• Verifichi se le trascrizioni o le sintesi mediante IA contengano informazioni riservate o dati personali.
• Non pubblichi il contenuto delle conversazioni senza aver verificato eventuali diritti della personalità, diritti in materia di protezione dei dati, obblighi di segretezza o diritti d’autore.
• Cancelli le registrazioni e i contenuti da esse derivati quando non sono più necessari per la finalità prevista o quando la cancellazione è richiesta per altri motivi.
• Tenga presente che la conferma dell’avviso sulla registrazione nell’app copre soltanto le registrazioni avviate tramite telefono o app. Le registrazioni avviate direttamente offline tramite il pulsante del dispositivo non sono comprese; in tal caso la completa informazione dei partecipanti spetta a Lei.

Le registrazioni audio e le trascrizioni, le sintesi o gli appunti da esse generati possono contenere dati personali. A seconda del contenuto, possono essere coinvolte anche categorie particolari di dati personali.

Chi utilizza Ponora per finalità commerciali o professionali proprie deve verificare, in particolare, quale ruolo rivesta ai sensi della normativa sulla protezione dei dati, su quale base giuridica avvenga il trattamento, quali obblighi informativi sussistano e come debbano essere garantiti i diritti degli interessati.

Per ulteriori informazioni sul trattamento effettuato da Ponora, consulti l’Informativa sulla privacy di Ponora. Le presenti indicazioni non sostituiscono né la valutazione in materia di protezione dei dati che spetta all’utente né un eventuale accordo sul trattamento dei dati per conto del titolare, ove necessario.

In molte situazioni quotidiane può essere opportuno fornire un’informazione breve e chiara prima di iniziare la registrazione. La necessità di acquisire anche un consenso espresso dipende dalla legge applicabile e dal contesto concreto.

Se una persona si oppone alla registrazione o non presta un consenso necessario, Lei non dovrebbe iniziare la registrazione oppure dovrebbe interromperla. Verifichi invece se sia possibile utilizzare una forma alternativa di documentazione, come appunti manuali o un verbale concordato successivamente.

Ponora mette a disposizione strumenti tecnici per la registrazione, la trascrizione, la sintesi, la traduzione, l’esportazione e la condivisione. Ponora non può valutare se una registrazione concreta sia lecita nella Sua situazione individuale. Gli utenti restano pertanto responsabili di verificare e rispettare i requisiti di legge, contrattuali e professionali applicabili al loro utilizzo. Tenga inoltre presente quanto segue: un contenuto condiviso tramite un link di condivisione è accessibile senza un account Ponora e scade soltanto se Lei imposta una durata o un limite massimo di accessi; Ponora raccomanda di proteggere ulteriormente le condivisioni con una password.

Indipendentemente da ciò, Ponora adempie i propri obblighi in materia di protezione dei dati conformemente alle leggi di volta in volta applicabili e all’Informativa sulla privacy di Ponora.

Le domande relative a Ponora o al trattamento dei dati personali possono essere indirizzate a:

Ponora International GmbH · Hammfelddamm 4 A · 41460 Neuss · Germania

E-mail: support@ponora.ai

Aggiornata al 31 agosto 2026