Informativa sulla privacy per le persone oggetto di registrazione

Ponora International GmbH

Informazioni ai sensi dell’art. 14 GDPR per le persone la cui voce, il contenuto delle conversazioni o altri dati personali vengono registrati o trattati da utenti di Ponora.

1. Chi è il titolare del trattamento?

Il titolare del trattamento ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è:

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Germania
E-mail: support@ponora.ai
Sito web: https://ponora.ai

Attualmente non è stato designato alcun responsabile della protezione dei dati. Le richieste relative alla protezione dei dati possono essere inviate a support@ponora.ai.

2. Perché riceve questa informativa?

La presente informativa è destinata alle persone che non sono necessariamente utenti di Ponora, ma la cui voce o il cui contenuto della conversazione sono inclusi in una registrazione creata, caricata, trascritta, riassunta, condivisa o altrimenti trattata da un utente di Ponora.

In questo caso, di norma i dati personali non provengono direttamente da Lei, bensì dalla persona o dall’organizzazione che ha creato la registrazione o l’ha trasmessa a Ponora.

3. Quali dati possono essere interessati?

• voce e contenuti parlati presenti nelle registrazioni audio;
• trascrizioni e contenuti testuali da esse derivati;
• etichette tecniche dei parlanti utilizzate per distinguere diversi interlocutori;
• sintesi, appunti, affermazioni essenziali evidenziate o attività, nella misura in cui La riguardino;
• metadati associati alla registrazione o al trattamento, ad esempio l’ora, il nome del file o informazioni tecniche sul trattamento;
• categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR, qualora tali informazioni siano menzionate nella conversazione o possano essere desunte da essa.

Ponora non crea né utilizza una banca dati di profili vocali per identificare le persone; non viene effettuata alcuna identificazione sulla base di caratteristiche biometriche della voce. I campioni vocali utilizzati temporaneamente per l’assegnazione tecnica dei parlanti vengono cancellati immediatamente dopo il completamento o il fallimento del trattamento; i risultati dell’assegnazione (identificativi delle sezioni, etichette tecniche dei parlanti, finestre temporali, valori di confidenza) vengono memorizzati come metadati della registrazione e cancellati insieme a essa.

4. Per quali finalità possono essere trattati i dati?

• messa a disposizione delle funzioni di registrazione, caricamento, trascrizione e sintesi richieste dall’utente di Ponora;
• separazione tecnica dei parlanti e attribuzione degli interventi nella conversazione;
• messa a disposizione di funzioni di ricerca, esportazione, condivisione o analoghe, nella misura in cui siano attivate dall’utente;
• trascrizioni e note, nonché altre analisi dell’IA attivate dall’utente (suggerimenti di titolo, mappe mentali, attività, parole chiave, note contestuali ricorrenti tra registrazioni);
• messa a disposizione di contenuti condivisi tramite un link di condivisione; in questo contesto, sezioni di trascrizioni, sintesi, attività e dati dei partecipanti possono essere accessibili a destinatari privi di un account Ponora e gli accessi vengono registrati con indirizzo IP e User-Agent.
• sicurezza, diagnosi degli errori e prevenzione degli abusi, nella misura necessaria e consentita dalla legge;
• adempimento di obblighi di legge e gestione delle richieste degli interessati.

Attualmente Ponora non utilizza le registrazioni audio e le trascrizioni per addestrare modelli di IA disponibili al pubblico.

5. Su quale base giuridica avviene il trattamento?

La base giuridica concreta dipende dal contesto in cui è stata effettuata la registrazione e dal ruolo rivestito da Ponora nel relativo trattamento. Nel caso di clienti commerciali, il cliente può essere responsabile dei contenuti e delle finalità della registrazione e incaricare Ponora di trattare i dati per suo conto. Nel caso di utenti privati, l’inquadramento giuridico può variare a seconda della situazione di utilizzo.

Qualora siano coinvolte categorie particolari di dati personali, deve inoltre ricorrere una delle eccezioni previste dall’art. 9, par. 2, GDPR. La responsabilità giuridica per la registrazione stessa e per i consensi necessari o le altre basi giuridiche non ricade esclusivamente su Ponora; anche la persona o l’organizzazione che effettua la registrazione deve rispettare le disposizioni di legge applicabili.

6. Quali fornitori di servizi possono essere coinvolti?

A seconda della funzione attivata, possono essere coinvolti nel trattamento in particolare i seguenti fornitori di servizi:

• Google Cloud Platform per l’infrastruttura cloud primaria;
• Microsoft Azure Speech per il riconoscimento vocale e la separazione dei parlanti;
• Anthropic Claude e Google Gemini tramite Google Vertex AI (regione europe-west1, Unione europea) per sintesi basate sull’IA e ulteriori analisi testuali;
• Mailgun (endpoint UE) per e-mail transazionali e comunicazioni di supporto; Google Firebase Cloud Messaging per notifiche push (trasferimento a Google LLC, USA, sulla base delle clausole contrattuali standard (UE) 2021/914); IONOS (Francoforte sul Meno) per l’archiviazione di oggetti e i backup.

L’infrastruttura Google Cloud primaria di Ponora si trova nella regione europe-west3 (Francoforte sul Meno). Azure Speech viene utilizzato nella regione Germany West Central (Germania). Claude e Gemini vengono richiamati tramite Vertex AI nella regione europe-west1 (Unione europea). Per il trattamento dei messaggi (Google Cloud Pub/Sub), attualmente non si può escludere una conservazione al di fuori dell’Unione europea; in tal caso il trasferimento si basa sulle clausole contrattuali standard della Commissione europea (decisione di esecuzione (UE) 2021/914).

Per ulteriori informazioni sui destinatari, sui responsabili del trattamento e sugli eventuali trasferimenti internazionali di dati, consulti l’Informativa sulla privacy di Ponora.

7. Per quanto tempo vengono conservati i dati?

Il periodo di conservazione dipende dalla relativa funzione, dalle impostazioni dell’utente di Ponora e dagli obblighi legali di conservazione. In linea di principio, i contenuti degli utenti memorizzati in modo permanente vengono conservati finché l’utente non li cancella, il suo account o contratto termina oppure la conservazione non è più necessaria per la relativa finalità, salvo che vi si oppongano obblighi di legge.

I file audio temporanei utilizzati per l’assegnazione tecnica dei parlanti vengono cancellati immediatamente dopo il completamento o il fallimento del trattamento. I registri sull’utilizzo delle funzioni di IA e i registri di sistema e di sicurezza vengono conservati e successivamente cancellati o anonimizzati.

I dettagli sui periodi di conservazione e cancellazione, nonché sui backup e sui dati di registro, sono riportati nell’Informativa sulla privacy di Ponora di volta in volta vigente.

8. Quali diritti Le spettano?

Se Ponora tratta dati personali che La riguardano, alle condizioni previste dalla legge possono spettarLe in particolare i seguenti diritti:

• accesso ai dati trattati che La riguardano;
• rettifica dei dati inesatti;
• cancellazione, salvo che vi si oppongano motivi previsti dalla legge;
• limitazione del trattamento;
• portabilità dei dati, nella misura in cui siano soddisfatte le condizioni previste dalla legge;
• opposizione a determinati trattamenti;
• revoca del consenso prestato, con effetto per il futuro;
• proposizione di un reclamo a un’autorità di controllo per la protezione dei dati.

9. Come può esercitare i Suoi diritti se non dispone di un account Ponora?

Per presentare una richiesta relativa alla protezione dei dati non è necessario disporre di un account Ponora. Scriva a support@ponora.ai e descriva nel modo più preciso possibile a quale registrazione, conversazione, periodo o utente di Ponora si riferisce la Sua richiesta.

Per tutelare tutti i partecipanti alla conversazione, Ponora può richiedere un’adeguata prova della Sua identità o informazioni aggiuntive, qualora ciò sia necessario per evitare che i contenuti vengano divulgati a persone non autorizzate o cancellati da queste ultime.

A seconda del caso, nel gestire una richiesta Ponora può collaborare con l’utente o il cliente commerciale che ha fornito la registrazione. Verranno tenuti in considerazione le limitazioni previste dalla legge e i diritti degli altri partecipanti alla conversazione.

10. Cosa dovrebbe fare se non desidera essere registrato?

Comunichi alla persona che effettua la registrazione, possibilmente prima o durante la stessa, che non acconsente alla registrazione o all’ulteriore trattamento. La liceità di una registrazione effettuata senza il Suo consenso dipende dalla situazione concreta e dalla legge applicabile.

In Germania, la registrazione non autorizzata di parole pronunciate in un contesto non pubblico può costituire reato, in particolare ai sensi dell’art. 201 StGB. Ponora non sostituisce la valutazione giuridica individuale che deve essere effettuata dall’utente o dall’organizzazione responsabile.

11. Decisioni automatizzate

Nell’ambito delle funzioni standard descritte, Ponora non adotta nei confronti delle persone oggetto di registrazione decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato che producano effetti giuridici nei loro confronti oppure incidano in modo analogo e significativo su di esse.

12. Modifiche e ulteriori informazioni

La presente informativa sulla privacy può essere modificata qualora cambino le funzioni, i flussi di dati, i fornitori di servizi o i requisiti di legge. Fa fede la versione di volta in volta pubblicata.

Per ulteriori informazioni, consulti l’Informativa generale sulla privacy di Ponora all’indirizzo https://ponora.ai/privacy.

Contatti

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Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Germania
E-mail: support@ponora.ai