Transparantie-informatie over AI

Versie 2.0 | Per: 31 augustus 2026

Deze informatie licht toe op welke plaatsen Ponora kunstmatige intelligentie inzet, hoe door AI gegenereerde resultaten moeten worden beoordeeld en welke beperkingen bij het gebruik ervan bestaan. Zij vormt een aanvulling op de Algemene Voorwaarden en de privacyverklaring.

1. Doel en toepassingsgebied

Deze transparantie-informatie over AI geldt voor de door AI ondersteunde functies van de Ponora-producten en -diensten, in het bijzonder voor automatische transcriptie, samenvattingen, titelsuggesties, het markeren van wezenlijke inhoud, mindmaps, taakextractie, trefwoorden, AI-suggesties, opname-overkoepelende contextnotities en de vertaling van notities en transcripties.

Voor zover afzonderlijke functies binnen een concreet abonnement, op een apparaat of in een bepaalde toepassing niet worden aangeboden, kan aan deze informatie geen aanspraak op de beschikbaarstelling daarvan worden ontleend.

2. Welke functies AI gebruiken

Ponora gebruikt geautomatiseerde procedures met name om gesproken taal om te zetten in tekst, de inhoud van opnamen samen te vatten, belangrijke inhoud te markeren, titels, mindmaps, taken en trefwoorden te genereren en inhoud te vertalen.

Voor spraakherkenning wordt uitsluitend Microsoft Azure Speech gebruikt in de regio Germany West Central (Duitsland); verzoeken waarin een andere aanbieder wordt genoemd, worden server-side afgewezen. Voor door AI ondersteunde samenvattingen, verdere tekstanalyse en vertalingen worden Anthropic Claude en Google Gemini via Google Vertex AI in de regio europe-west1 (Europese Unie) ingezet.

De ingezette technische dienstverleners kunnen veranderen, mits de functionaliteit, de contractuele rechten van gebruikers en de toepasselijke vereisten inzake gegevensbescherming gewaarborgd blijven. Wezenlijke wijzigingen die relevant zijn voor de gegevensbescherming worden bijgewerkt in de privacyverklaring respectievelijk in de lijst van ingezette dienstverleners.

3. Aanduiding van door AI gegenereerde inhoud

Door AI gegenereerde en wezenlijk door AI bewerkte inhoud wordt in de Ponora-gebruikersinterface aangeduid als automatisch gegenereerd. Deze aanduiding wordt ook opgenomen in exportbestanden (PDF, DOCX, TXT, Markdown), openbaar gedeelde inhoud en antwoorden van interfaces.

Ponora maakt onderscheid tussen de oorspronkelijke opname, het automatisch gegenereerde transcript en de door AI gegenereerde samenvatting, vertaling of markering. Dit onderscheid wordt ook in exports en gedeelde inhoud kenbaar gemaakt.

4. Beperkingen en mogelijke fouten

AI- en spraakherkenningssystemen kunnen fouten maken. De kwaliteit kan met name worden beïnvloed door taal, dialect, uitspraak, achtergrondgeluiden, microfoonkwaliteit, meerdere gelijktijdig sprekende personen, vaktermen of onvolledige context.

Transcripties, samenvattingen en gemarkeerde inhoud kunnen daarom onvolledig, voor meerdere uitleg vatbaar of feitelijk onjuist zijn. Ook kunnen belangrijke uitspraken worden weggelaten of onjuist worden gewogen.

Ponora garandeert niet dat door AI gegenereerde resultaten volledig, foutloos of geschikt voor een bepaald individueel doel zijn. Wettelijke garantie- en consumentenrechten blijven onaangetast.

5. Menselijke controle en verantwoord gebruik

Gebruikers dienen door AI gegenereerde resultaten vóór belangrijk verder gebruik te controleren aan de hand van de oorspronkelijke opname of andere betrouwbare bronnen.

Bijzondere zorgvuldigheid is vereist wanneer inhoud wordt gebruikt voor juridische, medische, fiscale, financiële, arbeidsrechtelijke, onderwijsgerelateerde of andere beslissingen met ingrijpende gevolgen.

AI-uitvoer van Ponora vormt geen juridisch, medisch, fiscaal, financieel of ander professioneel advies en mag een gekwalificeerde vakinhoudelijke beoordeling niet vervangen.

6. Geen geautomatiseerde beslissingen met aanzienlijke gevolgen

Ponora gebruikt de beschreven standaardfuncties niet om uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde beslissingen te nemen die jegens gebruikers rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Mocht Ponora in de toekomst een functie met dergelijke gevolgen invoeren, dan wordt vóór de invoering onderzocht welke aanvullende wettelijke vereisten, informatieverplichtingen en beschermingsmaatregelen van toepassing zijn.

7. Omgang met audio- en tekstgegevens

Nieuwe opnamen worden volgens het huidige productconcept eerst lokaal opgeslagen. Overdracht aan cloud- of AI-diensten vindt plaats wanneer de gebruiker een overeenkomstige functie, zoals transcriptie of samenvatting, actief start of een daarvoor bestemde synchronisatie activeert.

Bij lange opnamen kunnen voor de sprekerstoewijzing over meerdere secties heen aanvullend korte stemfragmenten uit de eigen opname worden samengevoegd en opnieuw aan de spraakherkenningsdienst worden doorgegeven. De daarbij gegenereerde tijdelijke audiobestanden worden onmiddellijk na voltooiing of mislukking verwijderd; de resultaten van de toewijzing worden als metadata bij de opname opgeslagen.

Op de verwerking is de informatie in de telkens actuele privacyverklaring van toepassing. Daarin worden met name gegevenscategorieën, doeleinden, rechtsgrondslagen, ontvangers, verwerkingsregio's en bewaar- respectievelijk verwijderingsregels beschreven.

8. Geen algemene training met gebruikersinhoud

Ponora gebruikt audio-opnamen, transcripties en daaruit gegenereerde AI-resultaten niet voor het trainen van algemeen beschikbare of aanbiederoverschrijdende AI-modellen. Ponora exporteert geen gebruikersinhoud voor trainings-, dataset- of feedbackdoeleinden; er bestaat geen vrijwillige opt-infunctie voor een trainings- of verbeterprogramma. Of en in welke mate ingezette aanbieders inhoud voor eigen doeleinden of voor misbruikcontroles mogen verwerken, wordt bepaald door de met hen gesloten overeenkomsten en de desbetreffende accountconfiguratie.

Deze verklaring beschrijft de huidige staat van het product. Mocht in de toekomst een afzonderlijk, vrijwillig trainings- of verbeteringsprogramma worden ingevoerd, dan zou dit vóór activering op transparante wijze worden beschreven en - voor zover wettelijk vereist - uitsluitend na afzonderlijke rechtsgeldige toestemming worden gebruikt.

9. Rechtmatigheid van opnamen

Het gebruik van AI verandert niets aan de wettelijke vereisten voor het maken, uploaden of delen van een opname. Gebruikers moeten er met name voor zorgen dat een opname rechtmatig plaatsvindt en dat de vereiste informatie aan opgenomen personen wordt verstrekt respectievelijk de vereiste toestemmingen van hen worden verkregen.

In Duitsland kan het onbevoegd opnemen van niet-openbaar gesproken woorden in het bijzonder strafbaar zijn op grond van § 201 StGB.

10. Rechten inzake gegevensbescherming

Betrokkenen kunnen hun rechten inzake gegevensbescherming overeenkomstig de DSGVO uitoefenen. Meer informatie over inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid van gegevens, bezwaar en intrekking van verleende toestemming is opgenomen in de privacyverklaring.

Verzoeken met betrekking tot gegevensbescherming kunnen worden gericht aan Ponora International GmbH: support@ponora.ai.

11. Wijzigingen in deze informatie

Ponora kan deze transparantie-informatie over AI aanpassen wanneer functies, technische procedures, ingezette modellen of wettelijke vereisten veranderen. Wezenlijke wijzigingen worden op passende wijze bekendgemaakt.

Deze informatie schept geen prestatieverplichtingen die afwijken van de Algemene Voorwaarden. Bij tegenstrijdigheden hebben dwingende wettelijke voorschriften en de telkens toepasselijke contractvoorwaarden voorrang.

12. Aanbieder

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Duitsland
E-mail: support@ponora.ai
Directeur: Fuying Zhang
Amtsgericht Neuss, HRB 25047
Btw-identificatienummer: DE460769264