Privacyverklaring voor opgenomen personen

Ponora International GmbH

Informatie overeenkomstig Art. 14 DSGVO voor personen wier stem, gespreksinhoud of andere persoonsgegevens door gebruikers van Ponora worden opgenomen of verwerkt.

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (DSGVO) is:

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Duitsland
E-mail: support@ponora.ai
Website: https://ponora.ai

Momenteel is geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Verzoeken met betrekking tot gegevensbescherming kunnen worden gericht aan support@ponora.ai.

2. Waarom ontvangt u deze informatie?

Deze informatie is gericht aan personen die niet zelf gebruiker van Ponora hoeven te zijn, maar wier stem of gespreksinhoud is opgenomen in een opname die door een Ponora-gebruiker wordt gemaakt, geüpload, getranscribeerd, samengevat, gedeeld of anderszins verwerkt.

De persoonsgegevens zijn in dit geval doorgaans niet rechtstreeks van u afkomstig, maar van de persoon of organisatie die de opname heeft gemaakt of aan Ponora heeft overgedragen.

3. Welke gegevens kunnen worden geraakt?

• stem en gesproken inhoud in audio-opnamen;
• transcripties en daaruit afgeleide tekstuele inhoud;
• technische sprekerlabels om verschillende sprekers van elkaar te onderscheiden;
• samenvattingen, notities, gemarkeerde kernuitspraken of taken, voor zover deze op u betrekking hebben;
• metagegevens die verband houden met de opname of verwerking, bijvoorbeeld tijdstip, bestandsnaam of technische verwerkingsinformatie;
• bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van Art. 9 DSGVO, voor zover dergelijke informatie in het gesprek wordt genoemd of daaruit kenbaar wordt.

Ponora maakt geen database met stemprofielen voor de identificatie van personen en gebruikt die ook niet; identificatie aan de hand van biometrische stemkenmerken vindt niet plaats. Kortstondig gebruikte stemfragmenten voor de technische sprekerstoewijzing worden onmiddellijk na voltooiing of mislukking van de verwerking verwijderd; de resultaten van de toewijzing (sectie-identificaties, technische sprekerlabels, tijdvensters, betrouwbaarheidswaarden) worden als metadata bij de opname opgeslagen en samen met de opname verwijderd.

4. Voor welke doeleinden kunnen de gegevens worden verwerkt?

• beschikbaarstelling van de door de Ponora-gebruiker gevraagde functies voor opname, upload, transcriptie en samenvatting;
• technische scheiding van sprekers en toewijzing van gespreksbijdragen;
• beschikbaarstelling van zoek-, export-, deel- of vergelijkbare functies, voor zover de gebruiker deze activeert;
• Transcripties en notities, evenals andere door de gebruiker geactiveerde AI-analyses (titelsuggesties, mindmaps, taken, trefwoorden, opname-overkoepelende contextnotities);
• Beschikbaarstelling van gedeelde inhoud via een deellink; hierbij kunnen transcriptfragmenten, samenvattingen, taken en deelnemersgegevens voor ontvangers zonder Ponora-account toegankelijk zijn, en toegangen worden gelogd met IP-adres en user-agent.
• beveiliging, foutdiagnose en voorkoming van misbruik, voor zover dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is;
• nakoming van wettelijke verplichtingen en behandeling van verzoeken van betrokkenen.

Ponora gebruikt audio-opnamen en transcripties momenteel niet voor het trainen van algemeen beschikbare AI-modellen.

5. Op welke rechtsgrondslag vindt de verwerking plaats?

De concrete rechtsgrondslag hangt af van de context waarin de opname is gemaakt en van de rol die Ponora bij de desbetreffende verwerking inneemt. Bij zakelijke klanten kan de klant verantwoordelijk zijn voor de inhoud en doeleinden van de opname en Ponora de gegevens in opdracht laten verwerken. Bij particuliere gebruikers kan de juridische kwalificatie afhankelijk van de gebruikssituatie verschillen.

Voor zover bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden geraakt, moet bovendien een uitzondering op grond van Art. 9 Abs. 2 DSGVO van toepassing zijn. De juridische verantwoordelijkheid voor de opname zelf en voor de vereiste toestemmingen of andere rechtsgrondslagen ligt niet uitsluitend bij Ponora; ook de opnemende persoon respectievelijk organisatie moet de toepasselijke wettelijke voorschriften naleven.

6. Welke dienstverleners kunnen betrokken zijn?

Afhankelijk van de geactiveerde functie kunnen met name de volgende dienstverleners bij de verwerking betrokken zijn:

• Google Cloud Platform voor de primaire cloudinfrastructuur;
• Microsoft Azure Speech voor spraakherkenning en scheiding van sprekers;
• Anthropic Claude en Google Gemini via Google Vertex AI (regio europe-west1, Europese Unie) voor door AI ondersteunde samenvattingen en verdere tekstanalyse;
• Mailgun (EU-eindpunt) voor transactionele e-mails en supportcommunicatie; Google Firebase Cloud Messaging voor pushmeldingen (doorgifte aan Google LLC, VS, op basis van de standaardgegevensbeschermingsclausules (EU) 2021/914); IONOS (Frankfurt am Main) voor objectopslag en back-ups.

De primaire Google-Cloud-infrastructuur van Ponora bevindt zich in de regio europe-west3 (Frankfurt am Main). Azure Speech wordt ingezet in de regio Germany West Central (Duitsland). Claude en Gemini worden via Vertex AI in de regio europe-west1 (Europese Unie) aangeroepen. Voor de verwerking van berichten kan opslag buiten de Europese Unie (Google Cloud Pub/Sub) momenteel niet worden uitgesloten; voor dit geval berust de doorgifte op de standaardgegevensbeschermingsclausules van de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914).

Meer informatie over ontvangers, verwerkers en eventuele internationale doorgiften van gegevens vindt u in de privacyverklaring van Ponora.

7. Hoelang worden de gegevens bewaard?

De bewaartermijn hangt af van de desbetreffende functie, de instellingen van de Ponora-gebruiker en wettelijke bewaarplichten. Permanent opgeslagen gebruikersinhoud wordt in beginsel bewaard totdat de gebruiker deze verwijdert, zijn account of overeenkomst eindigt of de opslag niet langer noodzakelijk is voor het desbetreffende doel, voor zover wettelijke verplichtingen zich daar niet tegen verzetten.

Tijdelijke audiobestanden voor de technische sprekerstoewijzing worden onmiddellijk na voltooiing of mislukking van de verwerking verwijderd. Logboeken over het gebruik van AI-functies en systeem- en beveiligingslogboeken worden bewaard en vervolgens verwijderd of geanonimiseerd.

Details over bewaar- en verwijderingstermijnen alsmede over back-ups en loggegevens blijken uit de telkens actuele privacyverklaring van Ponora.

8. Welke rechten hebt u?

Als persoonsgegevens van u door Ponora worden verwerkt, kunt u onder de wettelijke voorwaarden met name de volgende rechten hebben:

• inzage in de gegevens die over u worden verwerkt;
• rectificatie van onjuiste gegevens;
• wissing, voor zover wettelijke gronden zich daar niet tegen verzetten;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens, voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• intrekking van verleende toestemming met werking voor de toekomst;
• indiening van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

9. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen als u geen Ponora-account hebt?

U hebt geen Ponora-account nodig om een verzoek met betrekking tot gegevensbescherming in te dienen. Schrijf naar support@ponora.ai en beschrijf zo concreet mogelijk op welke opname, welk gesprek, welke periode of welke Ponora-gebruiker uw verzoek betrekking heeft.

Ter bescherming van alle gesprekspartners kan Ponora een passend bewijs van uw identiteit of aanvullende informatie verlangen wanneer dit noodzakelijk is om te voorkomen dat inhoud aan onbevoegde personen wordt bekendgemaakt of door hen wordt verwijderd.

Afhankelijk van het geval kan Ponora bij de behandeling van een verzoek samenwerken met de gebruiker of zakelijke klant die de opname beschikbaar heeft gesteld. Er wordt rekening gehouden met wettelijke beperkingen en de rechten van andere gesprekspartners.

10. Wat dient u te doen als u niet wilt worden opgenomen?

Laat de opnemende persoon zo mogelijk vóór of tijdens de opname weten dat u niet instemt met de opname of verdere verwerking. Of een opname zonder uw toestemming is toegestaan, hangt af van de concrete situatie en het toepasselijke recht.

In Duitsland kan in het bijzonder het onbevoegd opnemen van niet-openbaar gesproken woorden strafbaar zijn op grond van § 201 StGB. Ponora vervangt geen individuele juridische beoordeling door de gebruiker of de verantwoordelijke organisatie.

11. Geautomatiseerde besluiten

In het kader van de beschreven standaardfuncties neemt Ponora over opgenomen personen geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

12. Wijzigingen en nadere informatie

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer functies, gegevensstromen, dienstverleners of wettelijke vereisten veranderen. De telkens gepubliceerde versie is bepalend.

Nadere informatie vindt u in de algemene privacyverklaring van Ponora op https://ponora.ai/privacy.

Contact

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Duitsland
E-mail: support@ponora.ai