PONORA

Informatie over rechtmatige audio-opnamen

Informatie voor gebruikers van opnameapparaten en -diensten van Ponora

Per: 31 augustus 2026

Ponora International GmbH · Hammfelddamm 4 A · 41460 Neuss · Duitsland

Deze informatie is bedoeld om gebruikers te ondersteunen bij het verantwoord en rechtmatig maken, verwerken, delen en verwijderen van audio-opnamen met Ponora. Zij vormt een aanvulling op de Algemene Voorwaarden en de privacyverklaring van Ponora.

Welke regels gelden, hangt met name af van het land, de plaats van opname, de verhouding tussen de betrokkenen, de context van het gesprek en het latere gebruiksdoel.

In Duitsland beschermt § 201 StGB de vertrouwelijkheid van niet-openbaar gesproken woorden. Het onbevoegd opnemen van niet-openbaar gesproken woorden kan strafbaar zijn. De wet omvat bovendien in het bijzonder het onbevoegde gebruik of de onbevoegde doorgifte van een op deze wijze gemaakte opname.

Vóór het begin van een opname dient u in het bijzonder het volgende te controleren:

• Zijn alle personen ervan op de hoogte gesteld dat er een audio-opname wordt gemaakt?
• Is de opname volgens het toepasselijke recht toegestaan en is - voor zover vereist - rechtsgeldige toestemming verkregen?
• Is het doel van de opname duidelijk uitgelegd, bijvoorbeeld verslaglegging, transcriptie of samenvatting?
• Weten de betrokkenen of de opname naar de Ponora-cloud wordt geüpload en met transcriptie- of AI-functies wordt verwerkt?
• Zal het gesprek naar verwachting bijzonder gevoelige informatie bevatten, zoals gezondheidsgegevens, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen of andere bijzondere categorieën van persoonsgegevens?
• Is een opname werkelijk noodzakelijk of volstaat een minder ingrijpend alternatief, zoals een schriftelijke notitie?

Tijdens de opname dient u erop te letten dat de betrokkenen te allen tijde kunnen herkennen dat er wordt opgenomen. Als iemand zijn of haar toestemming intrekt of niet wil dat de opname wordt voortgezet, dient de opname - voor zover wettelijk geboden - te worden beëindigd of gepauzeerd.

Gebruik opnamen niet heimelijk in situaties waarin de betrokkenen redelijkerwijs op vertrouwelijkheid mogen rekenen, in het bijzonder bij vertrouwelijke besprekingen, adviesgesprekken, personeelsgesprekken of privégesprekken.

Dat de opname is toegestaan, betekent niet automatisch dat elk later gebruik is toegestaan. Controleer vóór het delen, exporteren, publiceren of anderszins toegankelijk maken opnieuw of daarvoor een toereikende rechtsgrondslag bestaat.

• Deel opnamen, transcripties en samenvattingen uitsluitend met personen die deze voor het beoogde doel nodig hebben.
• Controleer of transcripties of AI-samenvattingen vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens bevatten.
• Publiceer de inhoud van gesprekken niet zonder eerst mogelijke persoonlijkheidsrechten, gegevensbeschermingsrechten, geheimhoudingsverplichtingen of auteursrechten te controleren.
• Verwijder opnamen en afgeleide inhoud wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor het beoogde doel of wanneer verwijdering om andere redenen geboden is.
• Let op: de bevestiging van de opname-informatie in de app dekt alleen opnamen die via telefoon of app zijn gestart. Opnamen die rechtstreeks via de apparaatknop offline zijn gestart, vallen hier niet onder; de informatieverstrekking aan de betrokkenen berust hier volledig bij u.

Audio-opnamen en de daaruit gegenereerde transcripties, samenvattingen of notities kunnen persoonsgegevens bevatten. Afhankelijk van de inhoud kunnen ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden geraakt.

Wie Ponora voor eigen zakelijke of beroepsmatige doeleinden gebruikt, moet in het bijzonder nagaan welke gegevensbeschermingsrechtelijke rol hij inneemt, op welke rechtsgrondslag de verwerking plaatsvindt, welke informatieverplichtingen bestaan en hoe de rechten van betrokkenen worden geëerbiedigd.

Meer informatie over de verwerking door Ponora vindt u in de privacyverklaring van Ponora. Deze informatie vervangt noch een eigen gegevensbeschermingsbeoordeling door de gebruiker, noch een eventueel vereiste verwerkersovereenkomst.

In veel alledaagse situaties kan het zinvol zijn om vóór het begin van de opname korte, duidelijke informatie te verstrekken. Of daarnaast uitdrukkelijke toestemming vereist is, hangt af van het toepasselijke recht en de concrete context.

Als iemand bezwaar maakt tegen de opname of de vereiste toestemming niet verleent, dient u de opname niet te starten of deze te beëindigen. Ga in plaats daarvan na of een alternatieve vorm van documentatie mogelijk is, zoals handmatige notities of een achteraf afgestemd verslag.

Ponora stelt technische hulpmiddelen ter beschikking voor opname, transcriptie, samenvatting, vertaling, export en delen. Ponora kan niet beoordelen of een concrete opname in uw individuele situatie is toegestaan. Gebruikers blijven daarom verantwoordelijk voor het controleren en naleven van de voor hun gebruik geldende wettelijke, contractuele en beroepsrechtelijke vereisten. Let bovendien op: inhoud die via een deellink is gedeeld, kan zonder Ponora-account worden geraadpleegd en verloopt alleen wanneer u een vervaldatum of een toegangsgrens instelt; Ponora raadt aan om deelingen aanvullend met een wachtwoord te beveiligen.

Onafhankelijk daarvan komt Ponora zijn eigen gegevensbeschermingsrechtelijke verplichtingen na overeenkomstig de telkens toepasselijke wetgeving en de privacyverklaring van Ponora.

Vragen over Ponora of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u richten aan:

Ponora International GmbH · Hammfelddamm 4 A · 41460 Neuss · Duitsland

E-mail: support@ponora.ai

Per: 31 augustus 2026