PONORA
Veiledning om lovlige lydopptak
Informasjon til brukere av Ponora opptaksenheter og tjenester
Viktig merknad Lydopptak kan påvirke rettighetene til andre mennesker. Kontroller før hvert opptak om opptaket er tillatt i henhold til gjeldende lov på opptaksstedet og om samtykke eller annet rettslig grunnlag kreves. Ponora gir ikke individuell juridisk rådgivning. |
Gjeldende fra: 31. august 2026
Ponora International GmbH · Hammfelddamm 4 A · 41460 Neuss · Deutschland
Disse instruksjonene er ment å støtte brukere i å opprette, behandle, dele og slette lydopptak med Ponora på en ansvarlig og lovlig måte. De supplerer Ponoras alminnelige vilkår og betingelser og personvernerklæring.
Hvilke regler som gjelder avhenger spesielt av landet, hvor opptaket er gjort, forholdet mellom de involverte, konteksten for samtalen og den senere tiltenkte bruken.
I Tyskland verner § 201 i den tyske straffeloven (StGB) fortroligheten til uttalelser som ikke fremsettes offentlig. Uautorisert opptak av slike uttalelser kan være straffbart. Bestemmelsen omfatter særlig også uautorisert bruk eller videreformidling av opptak som er gjort på denne måten.
Praktisk konsekvens Ved ikke-offentlige samtaler bør du alltid gi gjennomsiktig informasjon før opptaket starter og – om nødvendig – innhente samtykke fra alle berørte deltakere. Ikke stol på at din egen deltakelse i samtalen automatisk gir deg rett til å bli tatt opp. |
Før du starter et opptak, bør du spesielt sjekke:
- Er alle klar over at det gjøres et lydopptak?
- Er opptaket tillatt etter gjeldende rett, og foreligger det et gyldig samtykke når dette er nødvendig?
- Ble formålet med opptaket tydelig forklart, for eksempel logging, transkripsjon eller oppsummering?
- Vet de involverte om opptaket vil bli lastet opp til Ponora-skyen og behandlet ved hjelp av transkripsjon eller KI-funksjoner?
- Er det sannsynlig at samtalen inneholder spesielt sensitiv informasjon, som helseopplysninger, politiske synspunkter, religiøs overbevisning eller andre spesielle kategorier av personopplysninger?
- Er et opptak virkelig nødvendig, eller er et mindre påtrengende alternativ, for eksempel et skriftlig notat, tilstrekkelig?
Under innspillingen bør du sørge for at de involverte til enhver tid kan se at det blir tatt opp. Hvis en person trekker tilbake samtykket eller ikke ønsker å fortsette opptaket, bør opptaket stoppes eller settes på pause, der det er lovpålagt.
Ikke bruk opptak i hemmelighet i situasjoner der de involverte med rimelighet kan påta seg konfidensialitet, spesielt i konfidensielle møter, konsultasjoner, personalmøter eller private samtaler.
Tillatelsen til opptaket betyr ikke automatisk at eventuell senere bruk er tillatt. Før du deler, eksporterer, publiserer eller på annen måte gjør tilgjengelig, må du sjekke på nytt om det er tilstrekkelig juridisk grunnlag for å gjøre det.
- Del opptak, transkripsjoner og sammendrag kun med personer som trenger dem til det tiltenkte formålet.
- Sjekk om transkripsjoner eller KI-sammendrag inneholder sensitiv eller personopplysninger.
- Ikke publiser samtaleinnhold uten å sjekke mulige personlige rettigheter, personvern, konfidensialitet eller opphavsrett.
- Slett opptak og avledet innhold når de ikke lenger er nødvendige for det tiltenkte formålet eller sletting er garantert av andre grunner.
- Vær oppmerksom på at bekreftelsen av opptaksinformasjonen i appen bare dekker opptak som startes via telefon eller app. Opptak som startes direkte med enhetsknappen uten nett, omfattes ikke; i slike tilfeller er du fullt ut ansvarlig for å informere de involverte.
Lydopptak og transkripsjoner, sammendrag eller notater generert fra dem kan inneholde personopplysninger. Avhengig av innholdet kan også spesielle kategorier av personopplysninger bli påvirket.
Alle som bruker Ponora til egne forretningsmessige eller faglige formål, må særlig sjekke hvilken rolle de spiller etter personvernloven, hvilket rettslig grunnlag behandlingen skjer på, hvilke informasjonsplikter som finnes og hvordan rettighetene til de registrerte oppfylles.
Ytterligere informasjon om behandlingen av Ponora finner du i Ponoras personvernerklæring. Denne informasjonen erstatter verken brukerens egen personvernkontroll eller nødvendig databehandleravtale.
Situasjonen | Hva du bør vurdere |
Møter / videokonferanser | Informer deltakerne før start; På internasjonale møter bør det også tas hensyn til loven om hvor de involverte befinner seg. |
Arbeidsplass / personalsamtaler | Spesiell forsiktighet på grunn av avhengighetsforhold, personvern og konfidensialitet. Bare formelt samtykke kan være utilstrekkelig. |
Medisin/Helse | Opptak kan inneholde spesielt sensitive helseopplysninger. Gjennomgå ytterligere konfidensialitet og personvernforpliktelser. |
Juridisk og skattemessig rådgivning | Fortrolighetsplikter og yrkesmessig taushetsplikt kan gå lenger enn de alminnelige personvernreglene. |
Skole / Mindreårige | Ytterligere beskyttelseskrav og rollen til foreldre eller foresatte kan være aktuelt. |
Offentlige arrangementer | Selv om en situasjon er offentlig, kan personvern, personlige rettigheter og bruksrettigheter gjelde; et lydopptak er ikke automatisk fritt brukbart. |
For mange hverdagssituasjoner kan kort, tydelig informasjon før du starter opptaket være nyttig. Hvorvidt ytterligere uttrykkelig samtykke er nødvendig, avhenger av gjeldende lov og den spesifikke konteksten.
Eksempel – kort muntlig informasjon "Jeg vil gjerne ta opp denne samtalen med Ponora, slik at jeg deretter kan lage en utskrift og oppsummering. Opptaket kan overføres til Ponora-tjenester for behandling. Er det greit for deg?" |
Eksempel – skriftlig melding før et møte "Merk: Denne samtalen skal tas opp med Ponora og deretter automatisk transkriberes og oppsummeres. Vennligst delta kun hvis du samtykker i opptaket og behandlingen som er beskrevet eller hvis nødvendig juridisk grunnlag for dette eksisterer. Hvis du har spørsmål om databehandling, kan du finne ytterligere informasjon i Ponoras personvernerklæring." |
Hvis en person protesterer mot opptaket eller ikke gir nødvendig samtykke, bør du ikke starte eller stoppe opptaket. Sjekk heller om en alternativ form for dokumentasjon er mulig, for eksempel manuelle notater eller en etterfølgende avtalt protokoll.
Ponora tilbyr tekniske verktøy for opptak, transkripsjon, sammendrag, oversettelse, eksport og deling. Ponora kan ikke vurdere om et bestemt opptak er tillatt i din individuelle situasjon. Brukere er derfor fortsatt ansvarlige for å kontrollere og overholde lovbestemte, avtalemessige og yrkesmessige krav som gjelder for deres bruk. Vær også oppmerksom på at innhold som deles via en delingslenke, kan åpnes uten Ponora-konto og bare utløper hvis du angir en utløpsfrist eller en øvre grense for tilganger; Ponora anbefaler i tillegg å beskytte delinger med passord.
Uavhengig av dette oppfyller Ponora sine egne personvernforpliktelser i samsvar med gjeldende lover og Ponoras personvernerklæring.
Du kan rette spørsmål om Ponora eller behandlingen av personopplysninger til:
Ponora International GmbH · Hammfelddamm 4 A · 41460 Neuss · Deutschland
E-post: support@ponora.ai
Gjeldende fra: 31. august 2026