Personverninformasjon for personer som blir tatt opp

Ponora International GmbH

Informasjon i henhold til artikkel 14 i GDPR for personer hvis stemme, samtaleinnhold eller andre personopplysninger er registrert eller behandlet av Ponora-brukere.

1. Hvem har ansvaret?

Den behandlingsansvarlige etter personvernforordningen (GDPR) er:

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Deutschland
E-post: support@ponora.ai
Nettsted: https://ponora.ai

Det er foreløpig ingen personvernombud utnevnt. Forespørsler om personvern kan rettes til support@ponora.ai.

2. Hvorfor mottar du denne informasjonen?

Denne informasjonen er ment for personer som kanskje ikke er Ponora-brukere selv, men hvis stemme- eller samtaleinnhold er inkludert i et opptak opprettet, lastet opp, transkribert, oppsummert, delt eller på annen måte behandlet av en Ponora-bruker.

I dette tilfellet kommer personopplysningene vanligvis ikke direkte fra deg, men fra personen eller organisasjonen som opprettet opptaket eller overførte det til Ponora.

3. Hvilke data kan påvirkes?

• Stemme og talt innhold i lydopptak;
• Transkripsjoner og tekstinnhold avledet derfra;
• tekniske talermerkinger for å skille mellom ulike talere;
• Sammendrag, notater, uthevede nøkkelmeldinger eller oppgaver som er relatert til deg;
• Metadata knyttet til fangst eller behandling, for eksempel timing, filnavn eller teknisk behandlingsinformasjon;
• spesielle kategorier av personopplysninger i henhold til artikkel 9 i GDPR, forutsatt at slik informasjon er nevnt i samtalen eller kan identifiseres fra den.

Ponora oppretter eller bruker ingen database med stemmeprofiler for å identifisere personer; identifikasjon basert på biometriske stemmekjennetegn finner ikke sted. Taleprøver som brukes kortvarig til teknisk talertilordning, slettes umiddelbart etter at behandlingen er fullført eller har mislyktes; resultatene av tilordningen (seksjonsidentifikatorer, tekniske talermerkinger, tidsvinduer og konfidensverdier) lagres som metadata for opptaket og slettes sammen med det.

4. Til hvilke formål kan dataene behandles?

• Tilbyr opptaks-, opplastings-, transkripsjons- og oppsummeringsfunksjonene som Ponora-brukeren ber om;
• teknisk talerseparasjon og tildeling av samtalebidrag;
• Tilbyr søk, eksport, deling eller lignende funksjoner hvis brukeren aktiverer dem;
• Transkripsjoner og notater samt andre KI-analyser utløst av brukeren (forslag til titler, tankekart, oppgaver, nøkkelord og kontekstnotater på tvers av opptak);
• Tilgjengeliggjøring av delt innhold via en delingslenke; transkripsjonsavsnitt, sammendrag, oppgaver og deltakeropplysninger kan da være tilgjengelige for mottakere uten Ponora-konto, og tilganger logges med IP-adresse og User-Agent.
• Sikkerhet, feilsøking og misbruksforebygging, i den grad det er nødvendig og lovlig tillatt;
• Oppfyllelse av juridiske forpliktelser og behandling av forespørsler fra berørte.

Ponora bruker for tiden ikke lydopptak eller transkripsjoner til å trene generelt tilgjengelige KI-modeller.

5. På hvilket rettslig grunnlag skjer behandlingen?

Det konkrete rettslige grunnlaget avhenger av sammenhengen opptaket ble gjort i, og hvilken rolle Ponora har i den aktuelle behandlingen. For bedriftskunder kan kunden være behandlingsansvarlig for opptakets innhold og formål, mens Ponora behandler opplysningene på kundens vegne. For privatbrukere kan den rettslige vurderingen variere etter brukssituasjonen.

Dersom spesielle kategorier av personopplysninger er berørt, må det også gjøres unntak i henhold til Artikkel 9 nr. 2 i GDPR. Det juridiske ansvaret for selve opptaket og for nødvendige samtykker eller andre juridiske grunnlag ligger ikke utelukkende hos Ponora; Person- eller organisasjonsopptaket må også overholde gjeldende lovkrav.

6. Hvilke tjenesteleverandører kan være involvert?

Avhengig av den aktiverte funksjonen kan spesielt følgende tjenesteleverandører være involvert i behandlingen:

• Google Cloud Platform for primær skyinfrastruktur;
• Microsoft Azure Speech for talegjenkjenning og talerseparasjon;
• Anthropic Claude og Google Gemini via Google Vertex AI (region europe-west1, Den europeiske union) for KI-støttede sammendrag og ytterligere tekstanalyser;
• Mailgun (EU-endepunkt) for transaksjonelle e-poster og supportkommunikasjon; Google Firebase Cloud Messaging for push-varsler (overføring til Google LLC, USA, på grunnlag av standard personvernbestemmelser (EU) 2021/914); IONOS (Frankfurt am Main) for objektlagring og sikkerhetskopier.

Ponoras primære Google Cloud-infrastruktur befinner seg i regionen europe-west3 (Frankfurt am Main). Azure Speech brukes i regionen Germany West Central (Deutschland). Claude og Gemini kalles opp via Vertex AI i regionen europe-west1 (Den europeiske union). For meldingsbehandling (Google Cloud Pub/Sub) kan lagring utenfor Den europeiske union for øyeblikket ikke utelukkes; i så fall bygger overføringen på Europakommisjonens standard personvernbestemmelser (gjennomføringsbeslutning (EU) 2021/914).

Ytterligere informasjon om mottakere, behandlere og eventuelle internasjonale dataoverføringer finnes i Ponoras personvernerklæring.

7. Hvor lenge lagres dataene?

Lagringsperioden avhenger av den respektive funksjonen, innstillingene til Ponora-brukeren og juridiske krav til oppbevaring. Permanent lagret brukerinnhold beholdes vanligvis til brukeren sletter det, hans konto eller avtale avsluttes eller lagring ikke lenger er nødvendig for det respektive formålet, forutsatt at det ikke er noen juridiske forpliktelser om det motsatte.

Midlertidige lydfiler for teknisk talertilordning slettes umiddelbart etter at behandlingen er fullført eller har mislyktes. Logger over bruk av KI-funksjoner samt system- og sikkerhetslogger oppbevares og slettes eller anonymiseres deretter.

Detaljer om lagrings- og slettingsperioder samt sikkerhetskopier og loggdata finnes i Ponoras gjeldende personvernerklæring.

8. Hvilke rettigheter har du?

Hvis dine personopplysninger behandles av Ponora, kan du ha rett til følgende rettigheter, spesielt i henhold til lovkravene:

• innsyn i personopplysningene som behandles om deg;
• retting av uriktige opplysninger;
• sletting, med mindre lovbestemte grunner er til hinder for det;
• begrensning av behandlingen;
• Dataportabilitet, forutsatt at lovkravene er oppfylt;
• rett til å protestere mot bestemte behandlinger;
• tilbaketrekking av et samtykke med virkning for fremtiden;
• rett til å klage til en personvernmyndighet.

9. Hvordan kan du utøve dine rettigheter hvis du ikke har en Ponora-konto?

Du trenger ikke en Ponora-konto for å sende en personvernforespørsel. Skriv til support@ponora.ai og beskriv så spesifikt som mulig hvilket opptak, hvilken samtale, hvilken tidsperiode eller hvilken Ponora-bruker forespørselen din gjelder.

For å beskytte alle deltakere i samtalen, kan Ponora be om passende bevis på din identitet eller tilleggsinformasjon om nødvendig for å unngå å avsløre innhold til uautoriserte personer eller slette det.

Avhengig av saken kan Ponora samarbeide med brukeren eller bedriftskunden som ga opptaket for å behandle en forespørsel. Det tas hensyn til juridiske begrensninger og rettigheter til andre deltakere i samtalen.

10. Hva bør du gjøre hvis du ikke ønsker å bli tatt opp?

Hvis mulig, informer personen som tar opp før eller under opptaket at du ikke godtar innspilling eller videre behandling. Hvorvidt opptak er tillatt uten ditt samtykke, avhenger av den spesifikke situasjonen og gjeldende lov.

Spesielt i Tyskland kan uautorisert opptak av ikke-offentlig talte ord være straffbart i henhold til § 201 i den tyske straffeloven (StGB). Ponora erstatter ikke en individuell juridisk vurdering av brukeren eller den ansvarlige organisasjonen.

11. Automatiserte beslutninger

Som en del av standardfunksjonene som er beskrevet, tar ikke Ponora utelukkende automatiserte avgjørelser om registrerte personer som har rettsvirkninger eller vesentlig påvirker dem på en sammenlignbar måte.

12. Endringer og ytterligere informasjon

Denne personvernerklæringen kan bli justert hvis funksjoner, dataflyter, tjenesteleverandører eller juridiske krav endres. Den publiserte versjonen er relevant.

Ytterligere informasjon finnes i Ponoras generelle personvernerklæring på https://ponora.ai/privacy.

Kontakt

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Deutschland
E-post: support@ponora.ai