Informação sobre a proteção de dados para pessoas gravadas

Ponora International GmbH

Informações nos termos do artigo 14.º do RGPD destinadas às pessoas cuja voz, conteúdo das conversas ou outros dados pessoais sejam gravados ou tratados pelos utilizadores da Ponora.

1. Quem é o responsável?

O responsável, na aceção do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), é:

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Alemanha
E-mail: support@ponora.ai
Sítio Web: https://ponora.ai

De momento, não foi nomeado qualquer encarregado da proteção de dados. Os pedidos relacionados com a proteção de dados podem ser enviados para support@ponora.ai.

2. Por que razão está a receber esta informação?

Esta informação destina-se a pessoas que não têm necessariamente de ser utilizadoras da Ponora, mas cuja voz ou conteúdo das conversas constam de uma gravação criada, carregada, transcrita, resumida, partilhada ou processada de qualquer outra forma por um utilizador da Ponora.

Neste caso, os dados pessoais não provêm, em regra, diretamente de si, mas sim da pessoa ou organização que criou a gravação ou a transmitiu à Ponora.

3. Que dados podem ser afetados?

• A voz e os conteúdos falados em gravações de áudio;
• Transcrições e conteúdos textuais delas derivados;
• identificadores técnicos de locutor para distinguir os diferentes locutores;
• Resumos, notas, pontos-chave sublinhados ou tarefas, na medida em que se refiram a si;
• Metadados associados à gravação ou ao tratamento, por exemplo, a data e a hora, o nome do ficheiro ou informações técnicas relativas ao tratamento;
• categorias especiais de dados pessoais, na aceção do artigo 9.º do RGPD, na medida em que tais informações sejam mencionadas na conversa ou possam ser identificadas a partir desta.

A Ponora não cria nem utiliza uma base de dados com perfis de voz para identificar pessoas; não é efetuada uma identificação com base em características biométricas da voz. As amostras de voz utilizadas temporariamente para a atribuição técnica de falantes são eliminadas imediatamente após a conclusão ou a falha do processo de tratamento; os resultados da atribuição (identificadores de segmentos, identificações técnicas de falantes, intervalos de tempo, valores de confiança) são armazenados como metadados da gravação e eliminados com ela.

4. Para que fins podem os dados ser tratados?

• Disponibilização das funcionalidades de gravação, carregamento, transcrição e resumo solicitadas pelo utilizador da Ponora;
• separação técnica das vozes e atribuição das intervenções na conversa;
• Disponibilização de funções de pesquisa, exportação, partilha ou outras semelhantes, na medida em que o utilizador as ative;
• Transcrições e notas, bem como outras análises de IA iniciadas pelo utilizador (sugestões de títulos, mapas mentais, tarefas, palavras-chave, notas de contexto entre gravações);
• Disponibilização de conteúdos partilhados através de uma ligação de partilha; os segmentos de transcrição, resumos, tarefas e dados dos participantes podem, neste caso, ficar acessíveis a destinatários sem conta Ponora, sendo os acessos registados com o endereço IP e o agente do utilizador.
• Segurança, diagnóstico de avarias e prevenção de abusos, na medida em que tal seja necessário e legalmente admissível;
• Cumprimento das obrigações legais e tratamento dos pedidos dos titulares de dados.

Atualmente, a Ponora não utiliza gravações de áudio nem transcrições para treinar modelos de IA disponíveis ao público em geral.

5. Qual é o fundamento jurídico do tratamento?

O fundamento jurídico concreto depende do contexto em que a gravação foi efetuada e do papel desempenhado pela Ponora no respetivo tratamento. No caso de clientes empresariais, o cliente pode ser responsável pelo conteúdo e pelas finalidades da gravação, e a Ponora pode tratar os dados por sua conta. No caso de utilizadores particulares, a qualificação jurídica pode variar consoante a situação de utilização.

No que diz respeito a categorias especiais de dados pessoais, deve existir, além disso, uma exceção nos termos do artigo 9.º, n.º 2, do RGPD. A responsabilidade jurídica pela gravação em si e pelos consentimentos necessários ou outras bases jurídicas não recai exclusivamente sobre a Ponora; a pessoa ou organização responsável pela gravação também deve cumprir os requisitos legais aplicáveis.

6. Que prestadores de serviços podem participar?

Dependendo da função ativada, os seguintes prestadores de serviços, em particular, podem estar envolvidos no tratamento:

• Google Cloud Platform como infraestrutura principal na nuvem;
• Microsoft Azure Speech para reconhecimento de voz e separação de falantes;
• Anthropic Claude e Google Gemini através do Google Vertex AI (região europe-west1, União Europeia) para resumos baseados em IA e outras análises de texto;
• Mailgun (ponto terminal da UE) para e-mails transacionais e comunicações de suporte; Google Firebase Cloud Messaging para notificações push (transferência para a Google LLC, EUA, com base nas cláusulas-tipo de proteção de dados (UE) 2021/914); IONOS (Frankfurt am Main) para armazenamento de objetos e cópias de segurança.

A infraestrutura principal da Google Cloud da Ponora está localizada na região europe-west3 (Frankfurt am Main). O Azure Speech é utilizado na região Germany West Central (Alemanha). O Claude e o Gemini são chamados através do Vertex AI na região europe-west1 (União Europeia). Atualmente não pode ser excluído um armazenamento fora da União Europeia para o processamento de mensagens (Google Cloud Pub/Sub); nesse caso, a transferência baseia-se nas cláusulas-tipo de proteção de dados da Comissão Europeia (Decisão de Execução (UE) 2021/914).

Para mais informações sobre os destinatários, os subcontratantes e eventuais transferências internacionais de dados, consulte a Política de Privacidade da Ponora.

7. Durante quanto tempo são conservados os dados?

O período de conservação depende da função em questão, das definições do utilizador da Ponora e das obrigações legais de conservação. Os conteúdos do utilizador armazenados de forma permanente são, em princípio, conservados até que o utilizador os elimine, a sua conta ou contrato termine ou o armazenamento deixe de ser necessário para o fim em questão, desde que não existam obrigações legais que o impeçam.

Os ficheiros áudio temporários para a atribuição técnica de falantes são eliminados imediatamente após a conclusão ou a falha do processamento. Os registos relativos à utilização de funções de IA e os registos do sistema e de segurança são conservados e posteriormente eliminados ou anonimizados.

Os pormenores relativos aos prazos de conservação e eliminação, bem como às cópias de segurança e aos dados de registo, constam da Política de Privacidade da Ponora em vigor.

8. Quais são os seus direitos?

Caso os seus dados pessoais sejam tratados pela Ponora, poderá, de acordo com os requisitos legais, dispor, nomeadamente, dos seguintes direitos:

• Informações sobre os dados pessoais que são tratados;
• Rectificação de dados incorretos;
• Eliminação, desde que não existam motivos legais que o impeçam;
• Limitação do tratamento;
• Portabilidade dos dados, desde que estejam preenchidos os requisitos legais;
• Oposição a determinados tratamentos;
• Retirada do consentimento dado, com efeitos para o futuro;
• Reclamação junto de uma autoridade de controlo da proteção de dados.

9. Como pode exercer os seus direitos se não tiver uma conta na Ponora?

Não é necessário ter uma conta na Ponora para apresentar um pedido relacionado com a proteção de dados. Envie um e-mail para support@ponora.ai e descreva, da forma mais concreta possível, a que gravação, conversa, período de tempo ou utilizador da Ponora se refere o seu pedido.

Para proteger todos os participantes da conversa, a Ponora pode solicitar uma prova adequada da sua identidade ou informações adicionais, caso tal seja necessário para evitar que os conteúdos sejam divulgados a pessoas não autorizadas ou eliminados.

Consoante o caso, a Ponora pode colaborar com o utilizador ou com o cliente empresarial que disponibilizou a gravação durante o tratamento de um pedido. São tidas em conta as restrições legais e os direitos dos outros participantes na conversa.

10. O que deve fazer se não quiser ser gravado?

Informe a pessoa responsável pela gravação, se possível antes ou durante a gravação, que não concorda com a gravação ou com o tratamento posterior dos dados. A admissibilidade de uma gravação sem o seu consentimento depende da situação concreta e da legislação aplicável.

Na Alemanha, a gravação não autorizada de palavras proferidas em contexto não público pode ser punível, nomeadamente nos termos do § 201 do Código Penal alemão (StGB). A Ponora não substitui a análise jurídica individual pelo utilizador ou pela organização responsável.

11. Decisões automatizadas

No âmbito das funções padrão descritas, a Ponora não toma decisões exclusivamente automatizadas sobre as pessoas gravadas que tenham efeitos jurídicos ou que as prejudiquem de forma significativa de maneira comparável.

12. Alterações e informações adicionais

A presente Política de Privacidade pode ser alterada caso se verifiquem alterações nas funcionalidades, nos fluxos de dados, nos prestadores de serviços ou nos requisitos legais. A versão publicada em cada momento é a que prevalece.

Para mais informações, consulte a política geral de privacidade da Ponora em https://ponora.ai/privacy.

Contacto

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Alemanha
E-mail: support@ponora.ai