PONORA
Anvisningar för laglig ljudinspelning
Information för användare av Ponoras inspelningsenheter och tjänster
Viktig information Ljudinspelningar kan beröra andra personers rättigheter. Kontrollera före varje inspelning om den är tillåten enligt den lag som gäller på inspelningsplatsen och om samtycke eller någon annan rättslig grund krävs. Ponora lämnar ingen individuell juridisk rådgivning. |
Senast uppdaterad: 31 augusti 2026
Ponora International GmbH · Hammfelddamm 4 A · 41460 Neuss · Tyskland
Dessa anvisningar är avsedda att hjälpa användare att skapa, behandla, dela och radera ljudinspelningar med Ponora på ett ansvarsfullt och lagligt sätt. De kompletterar Ponoras allmänna villkor och integritetspolicy.
Vilka regler som gäller beror särskilt på landet, inspelningsplatsen, förhållandet mellan de berörda personerna, samtalets sammanhang och det senare användningsändamålet.
I Tyskland skyddar § 201 StGB konfidentialiteten för icke-offentligt tal. Obehörig inspelning av icke-offentligt tal kan vara straffbar. Lagen omfattar dessutom särskilt obehörig användning eller spridning av en inspelning som har framställts på detta sätt.
Praktisk konsekvens Vid icke-offentliga samtal bör du i regel informera öppet innan inspelningen börjar och - i den mån det krävs - inhämta samtycke från samtliga berörda samtalsdeltagare. Utgå inte från att ditt eget deltagande i samtalet automatiskt ger dig rätt att spela in det. |
Innan en inspelning börjar bör du särskilt kontrollera följande:
- Har alla personer informerats om att en ljudinspelning kommer att göras?
- Är inspelningen tillåten enligt tillämplig lag och finns det - i den mån det krävs - ett giltigt samtycke?
- Har inspelningens ändamål förklarats tydligt, till exempel protokollföring, transkribering eller sammanfattning?
- Vet de berörda om inspelningen kommer att laddas upp till Ponora-molnet och behandlas med transkriberings- eller AI-funktioner?
- Förväntas samtalet innehålla särskilt känsliga uppgifter, till exempel hälsouppgifter, politiska åsikter, religiös övertygelse eller andra särskilda kategorier av personuppgifter?
- Är en inspelning verkligen nödvändig, eller räcker ett mindre ingripande alternativ, till exempel en skriftlig anteckning?
Under inspelningen bör du se till att de berörda hela tiden kan uppfatta att inspelning pågår. Om en person återkallar sitt samtycke eller inte vill att inspelningen ska fortsätta bör inspelningen - i den mån det krävs enligt lag - avslutas eller pausas.
Använd inte inspelningar i hemlighet i situationer där de berörda rimligen får förvänta sig konfidentialitet, särskilt vid konfidentiella möten, rådgivningssamtal, personalsamtal eller privata samtal.
Att inspelningen är tillåten innebär inte automatiskt att varje senare användning är tillåten. Kontrollera på nytt före delning, export, publicering eller annat tillgängliggörande om det finns en tillräcklig rättslig grund för detta.
- Dela endast inspelningar, transkript och sammanfattningar med personer som behöver dem för det avsedda ändamålet.
- Kontrollera om transkript eller AI-sammanfattningar innehåller konfidentiell information eller personuppgifter.
- Publicera inte samtalsinnehåll utan att först kontrollera eventuella rättigheter till personlig integritet, dataskydd, sekretess eller upphovsrätt.
- Radera inspelningar och härlett innehåll när de inte längre behövs för det avsedda ändamålet eller när radering krävs av andra skäl.
- Observera att bekräftelsen av inspelningsinformationen i appen endast omfattar inspelningar som startas via telefon eller app. Inspelningar som startas offline direkt med enhetens knapp omfattas inte; det är helt ert ansvar att informera de berörda personerna.
Ljudinspelningar och transkript, sammanfattningar eller anteckningar som har genererats från dem kan innehålla personuppgifter. Beroende på innehållet kan även särskilda kategorier av personuppgifter beröras.
Den som använder Ponora för egna affärsmässiga eller yrkesmässiga ändamål måste särskilt kontrollera vilken dataskyddsrättslig roll denne har, på vilken rättslig grund behandlingen sker, vilka informationsskyldigheter som gäller och hur registrerades rättigheter ska tillgodoses.
Mer information om Ponoras behandling finns i Ponoras integritetspolicy. Dessa anvisningar ersätter varken användarens egen dataskyddsbedömning eller ett personuppgiftsbiträdesavtal som kan krävas.
Situation | Vad du bör tänka på |
Möten/videokonferenser | Informera deltagarna innan mötet börjar; vid internationella möten ska dessutom lagstiftningen på de berörda personernas vistelseort beaktas. |
Arbetsplats/personalsamtal | Särskild försiktighet krävs på grund av beroendeförhållanden, dataskydd för arbetstagare och konfidentialitet. Ett rent formellt samtycke kan vara otillräckligt. |
Medicin/hälsa | Inspelningar kan innehålla särskilt känsliga hälsouppgifter. Kontrollera om ytterligare sekretess- och dataskyddsskyldigheter gäller. |
Juridisk rådgivning och skatterådgivning | Skyldigheter avseende konfidentialitet och tystnadsplikt för vissa yrken kan gå längre än de allmänna dataskyddsreglerna. |
Skola/minderåriga | Ytterligare skyddskrav samt föräldrars eller vårdnadshavares roll kan vara relevanta. |
Offentliga evenemang | Även om en situation är offentlig kan det finnas rättigheter avseende dataskydd, personlig integritet och användning; en ljudinspelning får inte automatiskt användas fritt. |
I många vardagssituationer kan det vara lämpligt att lämna kort och tydlig information innan inspelningen börjar. Huruvida ett uttryckligt samtycke dessutom krävs beror på tillämplig lag och det konkreta sammanhanget.
Exempel - kort muntlig information "Jag skulle vilja spela in det här samtalet med Ponora så att jag sedan kan skapa ett transkript och en sammanfattning. Inspelningen kan för detta ändamål överföras till Ponoras tjänster för behandling. Är det okej för dig?" |
Exempel - skriftligt meddelande före ett möte "Information: Avsikten är att detta samtal ska spelas in med Ponora och därefter automatiskt transkriberas och sammanfattas. Delta endast om du samtycker till inspelningen och den beskrivna behandlingen eller om den rättsliga grund som krävs för detta finns. Mer information om databehandlingen finns i Ponoras integritetspolicy." |
Om en person invänder mot inspelningen eller inte lämnar ett samtycke som krävs bör du inte påbörja inspelningen, eller avsluta den. Kontrollera i stället om en alternativ dokumentationsform är möjlig, till exempel manuella anteckningar eller ett protokoll som godkänns i efterhand.
Ponora tillhandahåller tekniska verktyg för inspelning, transkribering, sammanfattning, översättning, export och delning. Ponora kan inte bedöma om en viss inspelning är tillåten i er individuella situation. Användare ansvarar därför för att kontrollera och följa de lagstadgade, avtalsenliga och yrkesrättsliga krav som gäller för deras användning. Observera dessutom: innehåll som delas via en delningslänk kan nås utan Ponora-konto och upphör endast att vara tillgängligt om ni anger en förfallotid eller en åtkomstgräns; Ponora rekommenderar att delningar även skyddas med ett lösenord.
Oberoende av detta fullgör Ponora sina egna dataskyddsrättsliga skyldigheter i enlighet med vid var tid tillämpliga lagar och Ponoras integritetspolicy.
Frågor om Ponora eller behandlingen av personuppgifter kan riktas till:
Ponora International GmbH · Hammfelddamm 4 A · 41460 Neuss · Tyskland
E-post: support@ponora.ai
Senast uppdaterad: 31 augusti 2026