Dataskyddsinformation för personer som spelas in

Ponora International GmbH

Information enligt Art. 14 DSGVO för personer vars röst, samtalsinnehåll eller andra personuppgifter spelas in eller behandlas av användare av Ponora.

1. Vem är personuppgiftsansvarig?

Personuppgiftsansvarig i den mening som avses i den allmänna dataskyddsförordningen (DSGVO) är:

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Tyskland
E-post: support@ponora.ai
Webbplats: https://ponora.ai

För närvarande har inget dataskyddsombud utsetts. Dataskyddsfrågor kan skickas till support@ponora.ai.

2. Varför får du denna information?

Denna information riktar sig till personer som inte själva behöver vara användare av Ponora, men vars röst eller samtalsinnehåll ingår i en inspelning som skapas, laddas upp, transkriberas, sammanfattas, delas eller på annat sätt behandlas av en Ponora-användare.

Personuppgifterna kommer i detta fall i regel inte direkt från dig, utan från den person eller organisation som har skapat inspelningen eller överfört den till Ponora.

3. Vilka uppgifter kan beröras?

• röst och muntligt innehåll i ljudinspelningar;
• transkript och textinnehåll som härletts från dem;
• tekniska talarmarkeringar för att skilja olika talare åt;
• sammanfattningar, anteckningar, markerade kärnuttalanden eller uppgifter, i den mån de avser dig;
• metadata som är kopplade till inspelningen eller behandlingen, till exempel tidpunkt, filnamn eller teknisk behandlingsinformation;
• särskilda kategorier av personuppgifter i den mening som avses i Art. 9 DSGVO, om sådan information nämns i samtalet eller kan utläsas ur det.

Ponora skapar eller använder ingen databas med röstprofiler för att identifiera personer; identifiering utifrån biometriska röstegenskaper sker inte. Röstprov som används tillfälligt för teknisk talartilldelning raderas omedelbart efter att behandlingen har slutförts eller misslyckats; resultaten av tilldelningen (avsnittsidentifierare, tekniska talarmarkeringar, tidsfönster, konfidensvärden) lagras som metadata för inspelningen och raderas med den.

4. För vilka ändamål kan uppgifterna behandlas?

• tillhandahållande av de inspelnings-, uppladdnings-, transkriberings- och sammanfattningsfunktioner som Ponora-användaren har begärt;
• teknisk separation av talare och tilldelning av samtalsinlägg;
• tillhandahållande av sök-, export-, delnings- eller jämförbara funktioner, i den mån användaren aktiverar dem;
• Transkript och anteckningar samt andra AI-analyser som utlöses av användaren (titelförslag, tankekartor, uppgifter, nyckelord, kontextanteckningar över flera inspelningar);
• Tillhandahållande av delat innehåll via en delningslänk; transkriptavsnitt, sammanfattningar, uppgifter och deltagaruppgifter kan då vara tillgängliga för mottagare utan Ponora-konto, och åtkomst loggas med IP-adress och User-Agent.
• säkerhet, feldiagnostik och förebyggande av missbruk, i den mån detta är nödvändigt och rättsligt tillåtet;
• fullgörande av rättsliga skyldigheter och hantering av förfrågningar från registrerade.

Ponora använder för närvarande inte ljudinspelningar och transkript för att träna allmänt tillgängliga AI-modeller.

5. På vilken rättslig grund sker behandlingen?

Den konkreta rättsliga grunden beror på i vilket sammanhang inspelningen skapades och vilken roll Ponora har i den aktuella behandlingen. För företagskunder kan kunden vara ansvarig för inspelningens innehåll och ändamål och låta Ponora behandla uppgifterna för kundens räkning. För privata användare kan den rättsliga bedömningen variera beroende på användningssituationen.

I den mån särskilda kategorier av personuppgifter berörs måste dessutom ett undantag enligt Art. 9 Abs. 2 DSGVO vara tillämpligt. Det rättsliga ansvaret för själva inspelningen och för nödvändiga samtycken eller andra rättsliga grunder ligger inte enbart hos Ponora; även den person respektive organisation som gör inspelningen måste följa tillämpliga lagkrav.

6. Vilka tjänsteleverantörer kan medverka?

Beroende på vilken funktion som är aktiverad kan särskilt följande tjänsteleverantörer medverka i behandlingen:

• Google Cloud Platform för den primära molninfrastrukturen;
• Microsoft Azure Speech för taligenkänning och separation av talare;
• Anthropic Claude och Google Gemini via Google Vertex AI (region europe-west1, Europeiska unionen) för AI-stödda sammanfattningar och andra textanalyser;
• Mailgun (EU-slutpunkt) för transaktionsmeddelanden via e-post och supportkommunikation; Google Firebase Cloud Messaging för push-aviseringar (överföring till Google LLC, USA, på grundval av standardavtalsklausulerna (EU) 2021/914); IONOS (Frankfurt am Main) för objektlagring och säkerhetskopior.

Ponoras primära Google Cloud-infrastruktur finns i regionen europe-west3 (Frankfurt am Main). Azure Speech används i regionen Germany West Central (Deutschland). Claude och Gemini anropas via Vertex AI i regionen europe-west1 (Europeiska unionen). För meddelandebehandling (Google Cloud Pub/Sub) kan lagring utanför Europeiska unionen för närvarande inte uteslutas; i så fall grundas överföringen på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler (genomförandebeslut (EU) 2021/914).

Mer information om mottagare, personuppgiftsbiträden och eventuella internationella dataöverföringar finns i Ponoras integritetspolicy.

7. Hur länge lagras uppgifterna?

Lagringstiden beror på den aktuella funktionen, Ponora-användarens inställningar och lagstadgade lagringsskyldigheter. Varaktigt lagrat användarinnehåll bevaras i regel tills användaren raderar det, användarens konto eller avtal upphör eller lagringen inte längre är nödvändig för det aktuella ändamålet, såvida inga lagstadgade skyldigheter talar emot detta.

Temporära ljudfiler för teknisk talartilldelning raderas omedelbart efter att behandlingen har slutförts eller misslyckats. Loggar över användningen av AI-funktioner samt system- och säkerhetsloggar bevaras och raderas eller anonymiseras därefter.

Närmare uppgifter om lagrings- och raderingsfrister samt om säkerhetskopior och loggdata framgår av Ponoras vid var tid aktuella integritetspolicy.

8. Vilka rättigheter har du?

Om Ponora behandlar personuppgifter om dig kan du, under de förutsättningar som anges i lag, särskilt ha följande rättigheter:

• tillgång till de uppgifter om dig som behandlas;
• rättelse av felaktiga uppgifter;
• radering, i den mån inga lagstadgade skäl talar emot detta;
• begränsning av behandlingen;
• dataportabilitet, i den mån de lagstadgade förutsättningarna är uppfyllda;
• invändning mot viss behandling;
• återkallelse av ett lämnat samtycke med verkan för framtiden;
• klagomål till en dataskyddstillsynsmyndighet.

9. Hur kan du utöva dina rättigheter om du inte har något Ponora-konto?

Du behöver inget Ponora-konto för att lämna en dataskyddsrelaterad begäran. Skriv till support@ponora.ai och beskriv så konkret som möjligt vilken inspelning, vilket samtal, vilken tidsperiod eller vilken Ponora-användare din begäran avser.

För att skydda samtliga samtalsdeltagare kan Ponora begära ett lämpligt bevis på din identitet eller ytterligare information, om detta är nödvändigt för att förhindra att innehåll lämnas ut till eller raderas av obehöriga personer.

Beroende på omständigheterna kan Ponora vid handläggningen av en begäran samarbeta med den användare eller företagskund som tillhandahöll inspelningen. Lagstadgade begränsningar och andra samtalsdeltagares rättigheter beaktas.

10. Vad bör du göra om du inte vill bli inspelad?

Meddela den person som gör inspelningen, om möjligt före eller under inspelningen, att du inte samtycker till inspelning eller vidare behandling. Huruvida en inspelning utan ditt samtycke är tillåten beror på den konkreta situationen och tillämplig lag.

I Tyskland kan särskilt obehörig inspelning av icke-offentligt tal vara straffbar enligt § 201 StGB. Ponora ersätter inte användarens eller den ansvariga organisationens individuella rättsliga bedömning.

11. Automatiserade beslut

Inom ramen för de beskrivna standardfunktionerna fattar Ponora inga beslut om inspelade personer som enbart grundar sig på automatiserad behandling och som har rättslig verkan eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dem.

12. Ändringar och ytterligare information

Denna dataskyddsinformation kan anpassas om funktioner, dataflöden, tjänsteleverantörer eller lagkrav ändras. Den vid var tid publicerade versionen är avgörande.

Ytterligare information finns i Ponoras allmänna integritetspolicy på https://ponora.ai/privacy.

Kontakt

Ponora International GmbH
Hammfelddamm 4 A
41460 Neuss
Tyskland
E-post: support@ponora.ai